コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 メイン

2022.06.22

「縦と横の使い分け!」家庭でできる「コクヨ流」整理収納術(第4弾その2)

こんにちは!トリオ・ザ・くふうです!仕事や学び、暮らしなどを上手に、そして楽しそうにこなしている「くふうマスター」に、トリオ・ザ・くふうがその「くふう」を聞きに行く『コクヨのくふう研究室』。 米山真央さんをお迎えしてお送りしている今回、中編その1では、コクヨ流の整理収納法を紹介し、その感想を伺います!紹介するのはコクヨワークスタイルイノベーション部の主幹研究員・齋藤敦子。コクヨ流を目にした米山さんの反応は!?

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米山 真央さん

10代より広告モデルとして活動。2016年には、整理収納アドバイザーの資格を取得(整理収納アドバイザー1級)。そこからは、「整理収納研究家」として活動を開始。日常における整理整頓・片付け術などをテレビで披露し話題。現在では、整理収納アドバイザー以外にも、アロマテラピスト・温泉ソムリエなど多数資格を保有しており、テレビ以外でも、雑誌・書籍出版・セミナーなど多岐にわたるメディアにて出演中。

#コクヨのくふう研究室#ファイリング#整理収納のコツ#書類整理#片付けられない

(前回)米山流の秘訣は「整えすぎない!」いますぐできる整理収納のくふう

ファイリングの基本

コクヨ・齋藤:ようこそいらっしゃいました。

米山:楽しみにしてました!

齋藤:それでは早速ご紹介をはじめます。オフィスには個人で使う資料もあれば、チームで使う資料、部門全体で使う資料もあります。書類整理の基本はボックスとファイルなのですが、それぞれの使いかたをきちんとわかっておかないと、とりあえず全部ボックスに、などとやってしまいがちです。

米山:家庭ではボックスにバンバン入れるほうが楽なのですが、より良い整理収納のために使い分けが必要だと感じています。今までは何をどうすべきかを具体的に提案ができなかったので、そこを知りたいです!

齋藤:例えば、毎日使う資料も不定形だったら、バンバン入れられるボックスが便利ですし、まとめておくべきものは、ファイリングした方が効率的です。注文書や時系列で残しておくべき資料などは見出しを付け、すぐに取り出せるようにしています。

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 2齋藤:この緑のゾーンはプロジェクトごとにまとめられ、その中も1つずつの案件に整理されている、そんなイメージです。毎日使うものなので、それに適したファイリング方式になってます。

米山:なるほど。わかりやすいです。

齋藤:下のこの黒いボックスは、個人が「とりあえず入れておこう」みたいに、自由に管理しています。取り出すのもパッと簡単なように。例えば、郵便物とかサンプル品とかが入っています。

予備ゾーンでプロジェクトが見える化

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齋藤:そしてこのファイルボックスですが、裏側を見せているところにくふうがあります。プロジェクトって、始まったときは書類が少なくても、時間が経つと増えていきますよね。

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 4米山:あ、もしかしてこれ、予備ゾーンですか?

齋藤:正解です!予備ゾーンなので最初は空なのですが、プロジェクトが佳境になるとパンパンに入ってたりします。その後、プロジェクトが終息に向かうと不要書類は廃棄して、また予備ゾーンに戻ります。というわけで、ここを見るとプロジェクトがどれくらい動いてるかも分かるんです。

米山:予備ゾーンは家庭の整理収納でも重要です。100%でしまっておくと新しいものが入ったときにあふれてしまうので、最初から予備ゾーンをつくっておくのは効果的ですよね。そして収納するだけで状況が可視化されるの、すごいくふう!

ピクトグラムで直感的に

齋藤:それと結構便利なのが、ピクトグラムなんです。例えばこれはOAタップなんですが、ピクトグラムがあると、もうぱっと見てわかる。

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 5米山:「OAタップ」って文字だけで書いてあるより断然わかりやすいですね!

齋藤:コクヨで調査したら、みなさん、備品や書類探すのに1日平均20分かけているんです。でも、備品も書類もぱっと見つけて取り出せたら、たぶん20分もかからない

米山:そうですね。家でも実践したいです!

色分けと、縦と横の使い分け

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 6齋藤:色分けも重要です。これが全部白いファイルだとわかりにくい。

米山:家だとごちゃごちゃして見えないように統一感ばかり気にしがちですが、収納されるもののステータス別に「これはいま動いているもの」「これは保管するもの」と色分けで整理するの、分かりやすいです。

齋藤:直感で分かるじゃないですか。だから毎日使うものはあえて、こういったわかりやすい色を付けてあげて、グループで縦に並べる。1か月に1回ぐらい見るものは、シンプルな色に。それと、最近のオフィスのインテリアは明るい木目調がトレンドなので、深めのグリーンが馴染むんです。

米山:このボックスの中にさらにファイルを入れたりしてもいいんですか?

齋藤:はい。ただ、パッと見えなくなっちゃうので、やっぱり毎日使う書類は背表紙を見せて必ず縦に

米山:見せるの大事ですね!縦と横の使い分けはそこまで意識してなかったですが、これは家庭でも絶対に実践したいです

機密情報は赤色で!

齋藤:ここは総務管財部の書庫なんですが、先ほど紹介した色分けを活用しています。

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 7米山:水色、赤と増えてますね、色が。

齋藤:総務管財という部署柄重要な書類が多くて、機密性の高いものを赤にしているんです。

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 8米山:なるほど。ひと目見てわかりますね。

齋藤:ここは総務管財という会社の中枢とも言える部署なので、書類の種類も多くて、その分色分けも多くなります。部署ごとのカラーの違いも収納を見るとすぐに分かりますね

米山:取り出しやすい場所には何を優先的に置くとか、そういうのを考える方たちっていうのは、整理収納を勉強しているんですか?

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 9齋藤:おっしゃるとおり、部門ごとに「ファイリングクラーク」という担当がいて、各チームのキャビネットを整理しています。

家庭で実践、コクヨ流

米山:いま紹介していただいているコクヨ流整理収納のコツは、家庭で実践するとどういう感じになりますか?

齋藤:家庭ではきっとボックスが多くて、ファイルでここまで細かくやるのは大変だと思う方が多いかもしれません。ただ、1回作ってしまえばあとは入れていくだけなので、実はそこまで大変じゃないんです。

あと、色分けが便利な理由をもうひとつ。出したあとにすごく戻しやすいんです。どこかで使って戻すときに「あ、緑はここね」って直感的に分かるので、迷いがなくなって時間短縮になるはずです。

米山:本当だ!

齋藤:いかに直感的に使えるかっていうことが一番大事なんです。

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 10米山:すごくいいですね。家族で生活してると、整理収納のルールをつくった人は分かっても、家族は「なんでこんな細かくしなきゃいけないんだ」って感じることがあるので、直感的に整理収納できるシステムづくりはとても大事だと思いました。

齋藤:家庭の中って、いろんなものがあるじゃないですか。すべてが最適なところにぱっとしまわれていて、ぱっと引き出せて、そして元の場所に戻せたら、生活がすごく楽しくなりますよね。

米山:今、すごいイメージが湧きました!

くふうが詰まった共有備品置き場

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 11齋藤:ここは共有備品が置いてある場所です。私たちはフリーアドレスで仕事をしているので、デスクに自分用の引き出しがないんです。なので、出力して裁断したり、糊で貼ったりといった作業がここでできるようにしてあるんです。

米山:なるほど!

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 12齋藤:これは、文具を整理するためのマットです。工場で工具を指定の位置に置く「姿置き」という考えかたに着想を得ています。この黒いマットはマス目になっていてくり抜くことができ、そこにあるべき文具のイラストや写真を貼っておくと、文具を使った後に「ああここだな」って直感的に戻せるんです。

米山:これなら家庭でも子供と一緒に楽しく片付けができそうですね!

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 13齋藤:これは補充カードです。最後の一個を使って備品がなくなったらこのカードを補充ボックスに入れておくと、備品を管理する人が発注してくれるシステムになっています。管理する人がすべての備品を見なくていいので時間も削減できます

米山:便利!実はうちでも「トイレットペーパーはあと4つになったら補充する」っていうシールを貼っています。

コクヨのくふう研究室 整理収納アドバイザー米山真央さん×コクヨワークスタイル研究所 齊藤敦子 14齋藤:あと、ちょっと急ぎで文具を使いたい時ってありますよね。サインしなきゃ!ペン持ってない!みたいな。そういうシーンを予測して必要な文具を置いてあるんです。席に戻ってやるより速いですし。

米山:使いやすいくふうが詰まってますね!すごい!

齋藤:コクヨのオフィスと整理術の紹介は以上です。ありがとうございました!

米山:こちらこそありがとうございました!発見がたくさんありました!特に、書類整理はボックスとファイルを使い分けて、縦と横を意識すると整理収納がガラッと変わりそうで、自宅で実践したい!ってワクワクしてます!

うーくん:次回「その3」では、コクヨの整理収納製品をご紹介!米山さんが絶賛した製品は!そして編み出されるくふうは!お楽しみに!

ではまた、つぎのくふうで!

第4弾その3:「整っていてありがたい!」米山さん絶賛の整理収納製品は?

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