上の写真が秋から年末にかけて我が家に闖入した書類たちです。新しく購入した掃除機の取扱説明書と保証書、金融機関からのお知らせ、保険会社の控除証明書、証券会社の運用報告書、年金の報告、ふるさと納税の寄付金受領証明書などなど・・・。

広げた書類をまとめてみたら3.5センチもの厚みになりました。

書類の多くはA4サイズですが、中には往復はがきサイズもありますし、家電などは保証書と一緒にレシートを保管する必要が生じることも。紙厚も様々で、これでは冊子のファイルに整理するというのは難しいですね。

家電系書類はざっくり分ける

家庭内書類で最も多く、サイズが一定しないものは家電製品の取扱説明書と保証書です。

冊子状になっているもの、その簡易版でチラシ状のもの、封筒サイズの保証書、量販店で購入した際は保証期間を確認するためのレシート。1台の家電を買うだけでちょっとした量の書類が発生します。

小物家電になると豆本のような取扱説明書だったり、パッケージのボール紙がそうだったりすることも。それらが購入するたびにどんどん増えていきます。

1商品ずつ取扱説明書や添付書類を仕分けて整理しておくのはとても面倒です。そこで仕分けなくてもよい製品は、まとめてどこかに放り込んでおいてはいかがでしょう。書類サイズを問わない放り込み保存方法としては、やはり個別フォルダーがおススメです。

仕分けなくてもよい家電製品

「操作がシンプル」「メンテナンスする必要がない」「故障したら修理よりも買い替えを検討する」

仕分けていない家電製品のグループがこちらです。

照明、掃除機、ホットプレート、炊飯器、美容家電など・・・。

取扱説明書を見なくとも使い方は大体わかりますし、メンテナンスも簡単。そして故障した際はコストを考えると買い替えを優先するようなものばかりです。これらはジャンルも関係なくまとめてしまいましょう。現在はメーカーホームページで取扱説明書が公開されていることも多く、置いておくことも必要ないのかもしれませんが、初期に不具合が発生した時に備えて保証書と一緒に。一応の用心です。

種類が多くて1冊のフォルダーでまとまらなければ分冊してもかまいません。その際にもあまり分類方法は考えなくてよいです。なにしろ今後も取り出して読むことがあるのか分からないような代物なので。

今後、「分厚くなってきてもう1冊フォルダーが欲しくなってきたな」と思ったときに、一度中身をまとめて点検してみましょう。きっと既に廃棄している商品の取扱説明書がごっそり出てくるはず。まとめて捨ててしまいましょう。見直しなんてそれくらいのタイミングで十分です。

仕分けておくほうが分かりやすい家電製品

「操作が複雑なもの」「定期的なメンテナンスが必要」「故障した際には買い替えより先に修理を検討する」

これらは後日取り出しやすいように1機種ずつ分けて整理しておくほうがよいでしょう。

例えば1世帯で数台設置しているエアコンの場合、フォルダーは1冊でも結構です。

1機種ごとに冊子状の取扱説明書へ、領収書など他の書類を挟み込んでまとめるようにしておくと修理依頼のときなど便利です。

お金に絡む書類は入れ替えが大事

金融機関や保険会社からは定期的に案内が届きます。

銀行に定期預金を預けていれば継続のお知らせや満期の案内など。保険会社は年末が近づくと契約内容の報告と共に控除証明書が届きます。自動継続の損害保険の場合は翌年度の保険証書が封筒に入っています。これらを捨ててしまうと必要になったときに大変なので、書類の入れ替えをしましょう。特に保険は「いざ」というときが急に訪れます。慌てないためにも会社ごとに仕分けておくほうが結果としては楽チンです。

保険証書の原本は封筒に収め、お知らせなどは封筒から出して書類を拡げ、新商品PRチラシなど保存不要なものは除外して、なるべくかさばらないように整理しましょう。新たに届いた書類と既存の書類束を見比べれば、廃棄してよい旧書類が分かると思います。

1か所にまとめて整理

家庭内にある書類はなるべく1か所にまとめましょう。「あれ、この系列の書類はどこに保管していたっけ」「お父さんはあの書類をどこにしまっていたんだろう」とウロウロすることがなくなります。

とはいえ1世帯当たりの家庭内書類は相当な量になると思います。デスクの引き出し1段や2段分は優に超すのではないでしょうか。

筆者は押し入れの中に段ボール製のイージーキャビネットを収容し、その中にフォルダをすべて保管しています。これならキャビネットが不要になったときでも折りたたんでコンパクトにしまっておくことができますし、最後は粗大ごみでなく、紙ごみとして簡単に処分できると思います。

引き出しの中はこんな感じです。収納の順番は特に決めていませんでしたが、出し入れをしているうちに年に1回必ずお知らせが来る保険会社のフォルダが手前、その次が金融機関、触る機会の少ない家電のフォルダーは自然と奥の方に収納されるようになりました。

「ここに必ず家庭内書類がある」という決め事だけあれば、収納順は成り行きでよいと思います。フォルダーも都度買い足しで、色も形状もバラバラです。他人様にお見せする場所ではないのですから、これでいいじゃありませんか。

書類整理・ファイリングの理想は不特定多数の人が検索しやすく、閲覧しやすく、使用頻度などによる管理がキチンとされていることです。けれど利用するのは家族のみ、いつ見るかもわからない書類ならば、必要最小限をマメに整理して、あとは楽をしてもいいんじゃないでしょうか。

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