2023.04.10

新入社員は必読!ノートのとり方のコツ!~議事録編~ 2023.04.10

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ABOUT

こんな人におすすめ

・新入社員の方
・議事録のとり方が分からない方

メリット・嬉しいポイント

ポイントを抑えるだけで書きやすくなりますし、記憶に残りやすくなります。

SUMMARY

議事録のノートのとり方とは?

新入社員時によく経験する、会議の「議事録」において、きちんと理解し第三者に伝えるためのメモのとり方のコツを紹介します。

まずはノートに線を引いて、スペースを分ける!

何事も最初はフォーマット化されていると書きやすいものです。ノートに線を引いて、それぞれのスペースで書くことを意識しましょう。

KAKIKATA STEP

ノートに線を引いて、見開きで4分割にする。

まずはノートを見開きにして、線を引きます。下記の写真のように、4分割にしてみましょう。

①打合せの議題 / 議論されている内容 / 事実
②誰かの意見 / 補足事項
③自分の意見 / 分からない言葉
④結論 / 次に何をするか?

を、意識して書き分けます。順番に説明していきますね。

図1.png

①には議題と事実だけを書き、誰かの意見は②に書く。

    まずは左上に、参加した会議の日付・時間・会議室・取引先名・参加者等の情報を記入します。
    あとでノートを見返したときに、思い出しやすくするためです。
    会議室なんかも、「そういえばあの広い会議室で話していたな」などと記憶を手繰る情報の一つになります。

    次に、会議中の「議題」について把握することが重要になります。
    最初は何の話をしているか分からないかもしれませんが、「〇〇案の決定について」や「△△のリニューアルについて」等「~~について」という文言は議題である可能性が高いので、注目して聞いてみてください。
    もしくは事前に、先輩社員に「何の打合せですか?」等聞いておくのもよいですね。

    議題が分かれば、ノートに書いておきます。自分なりに議題と分かるように印を作っておくと良いかもしれません。

    そして後は、会議中に「大事そうだな」「覚えておいたほうが良さそう」と思ったことをメモしてきます。
    ここでポイントなのが、「事実」と「誰かの意見」を分けて書くことです。

    議事録で陥りがちなのが、その言葉は全体の総意なのか一意見なのか分からなくなることです。
    例えば「新商品は春に出すべきだ」という意見が出たとします。この言葉は、会議での総意なのか、もしくは誰かの一意見で「いつ出しても良い」という意見もあり結論がまだ出ていないのか、どちらの意かで第三者の捉え方は大きく異なります。①②のスペースをうまく使い分けて、記入しましょう。

    IMG_1174.jpg

    一番重要!自分の意見や分からない言葉は③に記入。

    ①②③④の中で、③のスペースに書くことが1番重要だと感じています。ここでは、

    ・分からなかった言葉
    ・自分のコメント

    を書いてください。
    分からなかった言葉は、あとで先輩社員に質問して理解を深めましょう。

    そして「自分のコメント」というのが最重要です。これを書くか書かないかでは、記憶力に差が出るような気がしています。ただ会議の情報をインプットするだけでなく、聞きながら自分の意見をアウトプットすることで、より脳に刺激を与えて理解を深めて欲しいです。

    書く内容はどんなことでも構いません。「この話面白そう!」とか「そういえば昨日買い物で卵高かったな、だから値上がりか~」等でまずは良いのです。

    誰かにノートを提出するわけでもないので、自由にコメントしてみてください。何が言いたいかというと、会議の内容も「自分ごと」として捉える力をつけることで、理解力にも影響します。

    IMG_1176.jpg

    ④には、打合せの結論と次のアクションを明記

    最後は、④のスペースに

      ・打合せの結論
      ・次回までのアクション

      を明記します。
      打合せの結論は、打合せ内で決まったこと・確定したことを記入すればOKです。①で書いた内容を参考にすると良いです。

      そして大事なのが、次回までのアクション。
      「次回までに〇〇を確認しておく」「△△さんに情報を聞いておく」など、各部署や個人の宿題を明記しておきます。この情報は非常に重要で、2つの良いことがあります。

      1つは、打合せ後、参加者の方に議事録を共有する時に、次回までの宿題が明記されていると喜ばれることが多いです。どの部署がどの作業をしてくる必要があるのか、参加者の方の備忘録になると良いですね。

      もう1つは、自分の成長に繋がります。自分にできそうなことであれば、主体的に先輩に相談してみるのも良いかもしれません。例えば、「次回までに、会議室を抑えておくことと、備品の発注が必要だと思うのですが、やっても良いでしょうか?(やりたいので教えてもらえませんか?)」などと聞いてみると、「おお!この新入社員はできる子だな」とどんどん教えてもらえることが増えます。

      IMG_1178.jpg

      慣れてきたら自己流にアレンジ

      今までご紹介したのは、あくまで一例です。議事録のメモをとり続けるうちに、自分なりの書き方が見つかれば、どんどん自分流にアップデートしていってくださいね。

      ノートのメモのとり方をお勧めしていますが、パソコンやiPadの方が使いやすいのであればもちろんそれも良いと思います。

      これからの新生活、不安も期待もあるとは思いますが、会社でできることが増えるとより仕事が楽しくなると思います! みなさんの今後のご活躍を応援しております!

      IMG_1179.jpg

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      REFERENCE
      • コクヨの結果を出すノート術
        知的生きかた文庫
      KAKIKATA PERSON
      ほんちゃん

      KOKUYO KAKIKATA LIBRARY の中の人。 音楽ライブとお絵かきと文章が大好きです。もちろん文具も。

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