【コクヨ社員の手帳事情①】やることを忘れない!タスク管理のマンスリー手帳の書き方2通り 2022.12.08
こんな人におすすめ
・月次でやるタスクやルーティンの仕事が多い人
・会議や打合せの予定が比較的少ない人
メリット、嬉しいポイント
・手で書くことで頭に入りやすい
・カレンダーの形で予定の感覚(納期に対してどのくらい期間があるのかの感覚)がわかりやすい。
どんな社員さんに聞いたの?
・Nさん(コクヨ社員・人事系)
・Sさん(カウネット)
よく使う手帳・ノートは?
・Nさん:キャンパスダイアリー 多枚数タイプ
・Sさん:自作野帳マンスリー&MDノート(自作バレットジャーナル)
★Nさん(コクヨ社員・人事系)のマンスリー手帳の書き方
①その日にやるべきタスクを、シンプルに。
マンスリーには、その日にやらなければならないことを書いているというNさん。
「仕事用のスケジュール&タスク管理」という目的に絞って使われています。
マンスリー罫の書くステップとしては
- 月初に、その月に決まっている予定を記入する。
- 週次で、その週のToDoを、使わない土日欄に記入する。
- 日次で、その日のToDoを、その日の欄に記入する。
書くことで頭に入りやすく、確認のために何度も見返すことで近い予定も目に入り、ToDoを忘れにくくなるとのこと。最近ではPC上のカレンダー機能の上司や関係者の予定も見えるようにしている人も多く、デジタルなツールはスケジュール管理の面で良いこともある一方、自分以外の予定も目に入ってくるため、自分のやることが分かりにくくなるということでした。
↑ 自分ルールのマークでToDoをシンプルに書き込まれていて、見やすいです。
②マンスリーの予定とリンクする"メモ"ページ
後半にあるノートページには、その日のマンスリーでは書ききれないメモを書いています。
日付で時系列順に書いていくことで、「この日の打ち合わせ内容どうなっていたっけ?」と忘れてしまってもすぐに検索して確認することができます。
↑ 必ず日付を同じ位置に記載することで、探すのも簡単ですね。
★Sさん(カウネット)の自作のマンスリー手帳&バレットジャーナルの書き方
①測量野帳の自作マンスリーで、予定の感覚をつかむ。
トライストラムスの野帳手帳が廃番となってしまいとてもショックを受けていたSさん。
野帳手帳の鉄道路線や名言など余分だと感じていたページが無く、シンプルなフォーマットで使いやすい点が気に入っていたSさんは、なんとご自身で野帳に罫線を書いて活用しています!
・書く内容:予定、旅程(旅行の行程)。詳細は空欄の箇所に書いているとのこと。
・左側には、その月全体の予定などを書いたりしています。
【野帳型の手帳のメリット】
- ハードカバーで鞄の中でも埋もれにくい。
- 持ち運びやすい。
- あまり書かない日は空白が少ない(のでプレッシャーがない)。
マンスリーの形の手帳は、予定と予定の間の期間がぱっと見るだけで感覚的に分かりやすいところが良いそうです。(例えば、納期まで2週間半くらいあることを見て分かる等)
↑ 惜しまれながらも廃番となった野帳手帳
↑ 自作した野帳手帳。7目盛り四方で1枠にするのがコツです。
②自作のバレットジャーナルで、自分との対話も。
こちらは自作のバレットジャーナルで、プライベートなことを中心に書かれているノートです。
- 当日のToDo(買いものリストや洗濯、掃除など)
- 感じたこと、考えたことの記録
- ジャーナリング
を書いているそう。
Sさんは日によって書く量がまちまちで、3ページ使ったり、半ページになったりするそうで、このノートを3~4か月で1冊使い切るそうです。
普通のノートに書くことによって、手帳でよく起こる「書かない日の空白」がなくなって気持ちが楽になったり、ジャーナリングなどの自分との対話のような使い方の際に制限なく書けるので使いやすく、続けやすそうですね。
自分に使いやすいマンスリー手帳を見つけて、タスク管理をアップデートしていきましょう!