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ファイリングとは

 

まずはじめに、ファイリングとはなんだろう?

ファイリングとは、ひとことで言うと「書類の整理・保管方法」ですが、正しくは「書類を一定のルールにしたがい、分類・整理し、保管から保存、廃棄への流れを運用するしくみ」です。ここではある会社にファイリングを導入し、維持していく過程を見ていきましょう。

書類整理の基本

まずは、書類の効率的な扱い方をマスターしましょう。『立てる・見せる・捨てる』この3原則を守って行動すると、書類が山積みになることもなく、不思議と整理整頓されてきます。

書類整理の3原則

1 立てる(書類は横積みしない)
2 見せる(タイトルを必ず記入する)
3 捨てる(不要書類は随時廃棄する)

組織のルール

これでファイリングを導入する土台は整いました。しかし、全体を見てみると、個人まわりの書類だけではなく、倉庫に保存している書類もあります。会議の資料を作成するため、過去の書類を探して1日終わってしまった!なんて経験はありませんか?組織的な運用ルールがないと、書類の検索に時間がかかったり、必要な書類が出てこなかったり、保管・保存スペースがなくなったりしてしまいます。保管から保存・廃棄へと流れるしくみをきちんと作ることで、書類検索時間の短縮、保管・保存スペースの削減が見込め、結果的には、仕事の生産性が向上することになるのです。

ファイリングの3原則

・原本管理
課内では同じ書類を何人もの人が持たず、一部のみを保有・管理します。
・共用管理
課内では、原本管理された書類を全員で活用できるように管理します。
・ライフサイクル管理
書類の使用頻度に応じて保管から保存・廃棄へと流れるしくみを作り、管理します。
ファイリングの3原則
ファイリングの3原則

ファイリングは「導入することより、維持することが難しい」

さて、ファイリングは導入するだけではなく、続けていくことが大切です。継続していくことで、業務の生産向上性が高まっていきます。ファイリングは「導入することより、維持することが難しい」。しっかり維持していってこそ、真のファイリングといえるでしょう。
ファイリングは「導入することより、維持することが難しい」