2021.10.28

有休取得日が見えてくる?!手帳のガントチャートを有効活用してみよう!

最近の手帳についている「ガントチャート」、使ってますか?私はガントチャートを使い始めてから有休取得や仕事の追加の管理がしやすくなりました。仕事以外にも家族のスケジュール把握や自分が習慣にしていることの記録(ログ)に使うのもおすすめです。今回はガントチャートの使い方をお伝えします。

#手帳#手帳活用

前回のコクヨマガジンでは、Instagram公式アカウント「コクヨのぶんぐ」フォロワーさんへの手帳についてのアンケート結果をご紹介しました。コンテンツ重視のジブン手帳ですが、スケジュール管理にはどのタイプ(コンテンツ)がみなさんには必須でしょうか?私は約10年ほど月間ブロックとガントチャートを使っていますが、ガントチャートを使い始めてから有休取得や仕事の追加の管理がしやすくなりました。今回はガントチャートの使い方をお伝えします。

ガントチャートとは

ガントチャートとは、第1次世界大戦時に、アメリカ人の機械工学者であり経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントによって考案された表の一種で、作業計画や進捗状況を横棒で表すのが特徴。各作業の開始・終了時期、作業の流れ、進捗状況などが把握しやすく、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられています。

ガントチャート使い始めたきっかけ

ガントチャートを使い始める頃、私の業務は約4か月の期間で10ほどの工程がある業務を複数担当しておりました。使用していたスケジュール帳は月間ブロックタイプで、〇月〇日A-1提出、〇月△日B-1提出 と業務予定を記入しており、開始や締切は分かるのですが、業務の重複期間や空きが分からず、「私がいつ休暇を取得できるのか分かりやすくしたい!」と検索したときに出会ったのがガントチャートです。

月間ブロック,空が分からない

月間ブロックタイプ使用(予定の無い日が空きではない。余裕があるのはいつ...?)

ガントチャート書き方・使い方

ガントチャートの基本的なルールとして、縦軸に業務を細分化し、作業内容・担当者・開始日・終了日などを置き、横軸に日時(時間)をおいて、作業の期間や進捗状況などを横棒で示していきます。早速、先ほどのスケジュールをガントチャートに置き換えてみました。私は、担当業務を縦軸に配置し、業務の開始から締切の期間があるものは線で示し、提出や実施だけのものは予定のみを記入しました。ガントチャートに記入することで、1ヵ月で6つの業務が動き、各業務の流れや緩急が明確になりました。こうすることで、その他の予定や休暇取得も考えやすくなります。

ガントチャート,スケジュール,緩急分かりやすい

ガントチャート使用(仕事の開始と終了が明確になり、緩急が分かりやすくなりました。)

縦軸の設定次第でいろいろ使える

ガントチャートは、縦軸に置く内容によって、いろいろな使い方ができます。縦軸を取引先にしたり、家族の名前を書けば家族のスケジュール管理ができるので、お夕飯のお買い物や献立を考えるのに役立ちそう。スケジュール管理だけでなく、習慣化したいことのログ管理として、チェックリストのようにも使えます。

ガントチャート,家族,ログ

上段:家族スケジュール例 / 下段:ログ管理例 

ジブン手帳にも"ガントチャート"入ってます

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ジブン手帳ではどのタイプのDIARYにも、"ハビットトラッカー" や "月間プロジェックト" としてガントチャートが搭載されています。とりあえず始めてみようかなという方におススメなのが、ジブン手帳 Lite mini。月間ブロックとガントチャートが見開きになっていて使いやすい。ガントチャートのイメージはできたので来年は使いこなす!という方には、ジブン手帳 Biz をお勧めします。

ご自身にあった縦軸の設定でいろいろな使い方ができるガントチャート。スケジュール管理がうまくできないな、と思ってる方は、ぜひ試してみてください。

ジブン手帳 Lite mini

ジブン手帳 Lite mini

ジブン手帳の中で、ミニマルな仕様ながらも毎日の記録がしっかり書けて、情報が整理しやすい手帳。月間ブロックと月間プロジェクトが見開きになっており、使いやすい。ガントチャート初心者にもおすすめ。

ジブン手帳 Biz

ジブン手帳 Biz

ビジネスシーンにもマッチする落ち着いた色味。24時間の週間バーチカル、月間ブロック、2ヵ月の月間プロジェクト(ガントチャート)など、豊富なコンテンツでビジネスにもプライベートにも役立つ手帳。

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