ダブルインデックス（WI）式ファイリングなど〈KaTaSu〉活用術｜クリヤーホルダーファイリング KaTaSu＜カタス＞｜商品情報｜コクヨステーショナリー

公式アカウント

KaTaSu 活用術

KaTaSu〈カタス〉を活用した
書類の整理術をご紹介しています。
膨大な個人資料の整理にお悩みの方必見です。
書類を探しやすくするKaTaSuが、
あなたの働き方カイカクをお手伝い！

Method1「書く」「立てる」「捨てる」

「見出しを書いて」「書類を立てて」
「不要な書類を捨てる」
この書類整理の基本から始めましょう！

書類が探しやすい
書類が取り出しやすい
作業スペースが広くなる

Technique 1書く

ファイルに見出しを書くのが書類整理のスタートです。
見出しを書くには、カンタンに見出しを付けることができるKaTaSuの
クリヤーホルダーがおすすめです。

見出しを書くと、
書類が探しやすい！

市販のふせんで
見出しを付ける！

市販のふせんで見出しを付ける！

ふせんを見出しにできるホルダー※ふせんは別売です。

インデックスホルダー（KaTaSu）
(ふせんカバー付き)

詳しくはコチラ

ラベルで
見出しを付ける！

ラベルで見出しを付ける！

ラベルをそろえて貼れるホルダー※インデックスラベル付きです。

クリヤーホルダー（KaTaSu）
(ラベルガイド付き）

詳しくはコチラ

大型背見出し紙で
見出しを付ける！

大型背見出しで紙で見出しを付ける！

グルーピングホルダー（KaTaSu）

詳しくはコチラ

クリヤーホルダー用ラベル
単体も！

クリヤーホルダー用ラベル単体も！

クリヤーホルダー用ラベル（KaTaSu）

詳しくはコチラ

Technique 2立てる

見出しを書いたら、次に書類を立てる！
KaTaSuのファイルボックスとドキュメントバッグがおすすめです。

立てると書類が取り出しやすく、
作業スペースも広くなる！

ななめカットで書類の出し入れや
検索がしやすい！

ななめカットで書類の出し入れや検索がしやすい！

ファイルボックス（KaTaSu）
(取っ手付き・スタンドタイプ)

詳しくはコチラ

ファスナーを開けてくるりと
めくるとファイルスタンドに！

ファスナーを開けてくるりとめくるとファイルスタンドに！

ドキュメントバッグ（KaTaSu）
(スタンドタイプ）

詳しくはコチラ

Technique 3捨てる

不要な書類は、自分のルールを決めて定期的に捨てる！

捨てると、さらに書類が
探しやすい！

ルール①収納スペースで決める

収納スペースで決める

例）ファイルボックス1箱に入らない
書類は捨てる！

ルール②保存期間で決める

保存期間で決める

例）1週間経過した書類は捨てる！

ルール③閲覧頻度で決める

閲覧頻度で決める

最近見ていないのでデータ化する！

Method2直感ファイリング

書類を「すぐにとりだせる」
「迷わず捨てられる」ために、
ファイルボックスを用いた
直感ファイリングをご紹介いたします。

考えなくても視覚的に判断できる
単純なルールで運用できる
使うor捨てるの優先順位が分かる

ルール①カラーで分類する

ファイルボックスとクリヤーホルダーを色で分ける

メリットパッと見て視覚的に必要な書類が
探しやすくなる。

例カラーのファイルボックスを使いそれぞれの色に
｢未処理」「進行中」「処理済」など自分なりの意味を持たせて分類する。

カラーのファイルボックスで色分類する！

カラーのファイルボックスで色分類する！

ファイルボックス<KaTaSu>
(取っ手付き・スタンドタイプ)

詳しくはコチラ

さらに！クリヤーホルダーに色付きの
ふせんを貼って、カラー分類する。

市販のカラーふせんを見出しにして色分類する！

市販のカラーふせんを見出しにして色分類する！

インデックスホルダー <KaTaSu>
(ふせんカバー付き)

詳しくはコチラ

またはクリヤーホルダーに色付きの
インデックスラベルを貼ってカラー分類する。

クリヤーホルダーに色付きのインデックスラベルを貼ってカラー分類する。

カラーラベルで色分類する！

カラーラベルで色分類する！

クリヤーホルダー用ラベル
<KaTaSu>

詳しくはコチラ

ルール②手前に戻す

使い終わった書類は左側（手前）に戻す

メリット簡単なルールで運用するだけで必要な書類が探しやすくなる。

例作業を終えた書類をファイルボックスの左側（手前）に戻す。
これを繰り返せば使用頻度の高い書類が左側に。

さらに！重要な書類のクリヤーホルダーに
異なる色のふせんを貼る。

重要な書類のクリヤーホルダーに異なる色のふせんを貼る。

市販のカラーふせんを貼る！
重要書類は別色で！

市販のカラーふせんを貼る！重要書類は別色で！

インデックスホルダー<KaTaSu>
（ふせんカバー付き）

詳しくはコチラ

または重要な書類のクリヤーホルダーに
異なる色のふせんラベルを貼る。

重要な書類のクリヤーホルダーに異なる色のふせんラベルを貼る。

カラーラベルを貼る！
重要書類は別色で！

カラーラベルを貼る！重要書類は別色で！

クリヤーホルダー用ラベル
<KaTaSu>

詳しくはコチラ

ルール③容量・頻度で捨てる

処分する書類は右側（奥）からふるい分ける

メリット捨てる書類を直感的に選び出せる

例ルール②を実践すると、処分候補の書類が右側へ。
ファイルボックスに書類がいっぱいになったら、書類を捨てるタイミング。

ルール②を実践すると、処分候補の書類が右側へ。ファイルボックスに書類がいっぱいになったら、書類を捨てるタイミング。

Method3ダブルインデックス（WI）
ファイリング

大量の書類をあつかう方にはこちら。
「系統」と「５０音順」の両方で目的のファイルが検索できるダブルインデックス（WI）ファイリングがおすすめ。

大量の書類の中からでも
目的の書類がすぐに見つかる
ファイルが増えても、
見出しを書き換えるだけで
簡単に整理・保存
書類を
「系統」「５０音順」の両方で
検索できる

STEP1｢単身ファイル｣をつくる

１つのファイルの中に２つのインデックスを設ける

まずはファイルを用意し、１つのファイルの中に「メインインデックス」と「サブインデックス」の２つの見出しを設けます。ファイルを作成したてで書類が少ない時は、「単身ファイル」としてメインにのみタイトルを書き、サブは空白のままにしておきます。この段階で、メインインデックスで50音順に配列すると、辞書のように簡単に整理・検索ができます。

縦置き整理するときは正面右端に、横置きで整理するときは正面上端にくるようにインデックスを設ける。

縦置き整理するときは正面右端に、横置きで整理するときは正面上端にくるようにインデックスを設ける。

STEP2｢グループファイル｣をつくる

関連性のある「単身ファイル」を集めて「グループファイル」にする

ファイルの量が増えてきて、「単身ファイル」に関連性が出てきたタイミングで再整理します。再整理と言っても仕組みから作り変えるような手間は不要。「メイン」に共通のグループ名を新たに書き、「サブ」にこれまでの単身ファイルのタイトルを記入すれば「グループファイル」が完成します。

アジアの情報が増えてきた場合

アジアの情報が増えてきた場合

STEP3｢５０音順｣に並べる

「単身ファイル」と「グループファイル」を共存させて50音順に配列する

「単身ファイル」も「グループファイル」も含めてメインインデックスで50音順に並べると、50音順配列でありながら、関連したジャンルをグループ化できるので、検索性があがります。しかも、関連した「グループファイル」は一括して取り出せるし、戻す時も簡単です。

袋形状のWIファイルなら、仕事単位ごとに書類をまとめて管理できる。

袋形状のWIファイルなら、仕事単位ごとに書類をまとめて管理できる。

WIファイル特設コーナー

①グルーピングホルダー(KaTaSu)(ポケットタイプ)が
WIファイルに応用できる！

２分割された大型背見出し付きなのでWIファイルに応用できます。
袋形状でA4書類以外の資料やモノも入れられ、デスクの上を簡単に整理できます。

①グルーピングホルダー(KaTaSu)(ポケットタイプ)がWIファイルに応用できる！

グルーピングホルダー（KaTaSu）
（ポケットタイプ）

詳しくはコチラ

②「WI式インデックス」と
「WI式大型情報カード」が
ダウンロードできる！

WIファイルを本格的に実践される方におすすめのツールをご用意しています。

WI式インデックスをダウンロード

PDF:447KB

※グルーピングホルダー〈KaTaSu〉
（ポケットタイプ）フ-KGPV750Tの
背見出し紙としてご使用いただけます。

WI式インデックスをダウンロード

PDF:453KB

※グルーピングホルダー〈KaTaSu〉
（ポケットタイプ）フ-KGPW750Tの
背見出し紙としてご使用いただけます。

WI式大型情報カードをダウンロード

PDF:393KB

KaTaSuは
全国の文具店、販売店、
ネット通販サイト
などで購入いただけます。

コクヨ公式オンラインショップ

ページトップへ