伝言メモ

2020.03.11

伝言メモは専用の文具を使えば書き方に迷わない!とっさの電話対応でもあわてず安心

伝言メモ

新社会人の定番業務のひとつ、電話や来客などの取り次ぎ。そんな時に、些細なことだけれど意外と困るのが伝言メモの書き方ではないでしょうか?自分自身も書きやすく、受け取る人にとってもわかりやすい、昔ながらの「伝言メモ」をご紹介します。

新生活はワクワク!でもちょっぴり不安も...

いよいよこの春から新社会人!これから始まる新しい生活にはワクワクもするけれど、やっぱり不安がいっぱいだぁ、という方も多いのではないでしょうか。

私自身、就職した頃のこと(もう10年以上も昔になりますが...)を思い返してみると、学生時代とはまったく違う、会社員ならではの「ビジネスマナー」や「慣習」、「お作法」に戸惑うことがよくありました。わからないことは聞くのも新人の仕事のうち、とは言われるものの、ただでさえ覚えることは山積みで上司も先輩も忙しそう...となると、細かいことまでひとつひとつ確認するのは新人ながら気が引けるものです。

今さら聞けない?でも知らないと困る、伝言メモの書き方

そんな些細なことのひとつに「伝言メモ」があります。

電話や来客などの取り次ぎは新人の定番業務のひとつですが、今の若い方は家に固定電話がないことも珍しくなく、就職してはじめての電話対応に苦手意識を持つ人も多いのだとか。上司や先輩がその場にいてすぐに引き継げればまだいいのですが、不在の場合はさあ大変。

「折り返しご連絡します」と受話器を置いた瞬間に「そういえば折り返し先の電話番号を聞いていなかった...」「今の人、なんて名前だったっけ?」となるのは、電話対応の定番あるあるです。内容はしっかり聞き取れても、いざ伝言メモを書く段になって、「あれ?社内では敬称っているんだっけ?」と新たな迷いが発生することも。私自身、「よしこれで完璧!」と思う伝言メモを上司の机に置いたのに、後になって「自分の名前も書いておかないと誰が受けてくれたのかわからないよ」と教えられて「たしかに...」となったこともありましたっけ。

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うろ覚えで書いたメモは・・・

「伝言メモ」専用のメモ帳で、悩まず&わかりやすく

そんな新人さんにオススメしたいアイテムは、その名もズバリの「伝言メモ」。

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いわゆる天糊タイプのメモ帳ですが、特徴は宛名や日時、伝言内容などを書く欄があらかじめ印刷されていること。フォーマットに沿って必要な部分だけ書き込めばいいので効率的ですし、「この書き方で合っているのだろうか?」と悩む時間も短縮できます。

埋めなければいけない項目が見えていることは、チェックリストの代わりにもなります。電話の横に常備しておき、「伝言メモ」を見ながら必要な内容を確認すれば、とっさの着信でもあれを聞き忘れた!これを書き忘れた!という、うっかりミスを減らすことができます。

レトロな感じがかえって新鮮、かも?

この「伝言メモ」、見た目にイマドキっぽいオシャレさはありませんが、ザ・事務用品!というレトロな雰囲気はビジネスシーンにおいてはかえって好都合。ベテラン社員の皆さんから見れば「若いのにずいぶんシブいの使っているね~」と、ちょっとした話のきっかけになるかもしれません。

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伝言メモを使って書いてみました

ただでさえ覚えることやストレスの多い新生活、文具で解決できることは文具にまかせて、少しでもラクをしちゃいましょう!

(吉村)

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