ノートを仕事用に武装する

2016.02.25

ノートを仕事用に「武装」する~ノートカバーの地味な進化~

ノートを仕事用に武装する

世の中には便利な文房具がたくさんあるけれど、学生時代ならいざ知らず、社会人になるとなかなか使う機会がないものだ。しかしその中でもノートは、大人にとっても身近な文房具といえるのではないだろうか。今回は定番ゆえになにげなく使っているノートを、「仕事用」に最適化する方法について考えてみたい。

子供の頃から自然と側にあるノートは、それ故に改めて「使い方」を意識することは少ないのかもしれない。でも社会人になったなら、学生時代とはまた違ったノートの「形」があるはずだ。そこで今回は、私が実際に仕事で使用しているノートを例に、「仕事用ノート」のあり方について考えてみたい。

ビジネスは戦場である

私が学生から社会人になって痛感したのは、いかなる時でもお客様や取引先にスキを見せるわけにはいかない、ということだ。油断したらやられる。それがビジネスという戦場である。

大げさだろうか?しかし、どんなに素晴らしい提案やプレゼンテーションをしても、いつもボールペンや名刺を探してカバンをひっくり返している営業マンがいたらどうだろう。そのわずかなスキが、相手に「この人だいじょうぶかしら?」という印象を与え、信頼に影を落とすことになりはしないだろうか。

「ちゃんとした人」だと信頼されることは、仕事をするための前提条件だ。よって、うっかりさんだと思われるリスクは徹底的に排除したい。それは、ノートにもいえることだ。そこで私が考える「戦えるノート」のコンセプトは、いつもシュッと、スマートでいられること、となる。では、それを実現する「装備」を具体的に見てみよう。

なにはなくともノートカバー

「学生の頃は文房具が詰まったペンケースを持ち歩いていたけれど、今はノートとペンでだいたい事足りる」という人にまずおすすめしたいのは、ノートカバーを使うこと。いつものノートにペンホルダーをプラスでき、「ノートはあるのにペンがない!」という最悪の事態の回避につながるからだ。

私が愛用しているのは、コクヨの「SYSTEMIC」(リングノートタイプ・合皮)である。ノートをそのまま持ち歩くより見た目がワンランクアップし、スーツ姿にマッチするのも理由のひとつだが、一番のポイントはリングノートが入ること。カバーに入れたままでもノートを折り返せるので、狭い打合せスペースや大人数の会議で机が使えない時でも、スマートに使えるのだ。

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「SYSTEMIC」シリーズを利用する狙いはこれだけではない。ノート類が2冊収容できる上に、内外にさまざまなポケットやスリットがあり、それがこの後紹介する「装備」を追加する「土台」としてもぴったりなのだ。

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ノートの「ルーズリーフ化」大作戦

ノートを使う上で避けたいのは「痛恨の弾切れ」である。思いのほか書くことがいっぱいあって、気がついたら紙がない!という事態だ。紙はないのにどうしてもメモが必要で、仕方なく裏表紙の内側に書いた、という苦い経験がある人もいるだろう(私だ)。ノートを新しくして弾切れに備えても、今度はそういう時に限って前回の打合せについて聞かれたりして、「しまったそれ前のノートだ...」と冷や汗をかくこともある(私だ)。

それを避けるには、抜き差し可能なルーズリーフを使う、というのも一案だ。残りページが少なくなれば紙を足せるし、必要なページだけ残すことも容易だろう。しかし、バインダーはかさばる上、デザインも学生向けのものが多い。そこで考えた結果、私がたどり着いた答えが「ノートのルーズリーフ化」なのだ。

いかにも自分で思いついたかのように書いたが、要するにそれはリヒトラブの「ツイストリング・ノート」を使うことである。これはとじ具の直径とピッチが一般的なダブルリングノートとほぼ同じでありながら、ルーズリーフのようにページを差し替えられる優れもので、当然ながら「SYSTEMIC」との組み合わせも可能だ。

個人的には「キャンパス ツインリングノート」(方眼罫)の中紙と表紙が好きなので、これを「リングノート用リムーバー」を使って分解し、「ツイストノートとじ具」でとじなおして「ツイストリング化」している。使い終わったノートは必要なページだけを「リングノート保存用ファイル」で収納すれば、保管する上でも無駄がない。

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「ご都合はいかがでしょう?」にスッと答える

仕事の〆切やアポイントの調整など、ビジネスでは「いつ」が重要だ。かつてスケジュール管理は手帳の領域だったが、最近はGoogleカレンダーや社内システムといったデジタルの手段を利用する人が増えている。

デジタルは予定の変更やキャンセル、共有には便利だが、外出先の打合せで「この日はどうですか?」となった時、案外パッと見られなくて困ることがある。パソコンだと起動してネットにつながるまでに時間がかかってしまったり、スマートフォンだと画面が小さく、候補日を1日ずつ開いてみなければわからなかったりするのだ。

もう!とりあえずの予定がざっくりわかればいいのに!ということで、最近はデジタルとマンスリータイプの手帳を併用している。「キャンパスダイアリー」のようなノート型の手帳なら、「SYSTEMIC」との相性もバッチリ。ノートとセットにすることで、手帳忘れの防止にもなる。特に方眼タイプは、マスの中を「午前と午後」「仕事とプライベート」のように自分なりに区切って使いやすく、予定がより直感的に把握できておすすめだ。

わーん、名刺入れ持ってきてないよ~!でも、大丈夫

いそいそと打合せに行ったら、「うちの新人でして...」と予想外に初対面の人を紹介され、「わーん、いつものメンバーだと思ったから、名刺入れ持ってきてないよ~!」という経験、誰しも一度はあるはずだ。

いやいや、そんなときのために手帳に何枚か挟んでありますよ、という人でも、いざ取り出してみると、なんだか薄汚れてボロボロ...でもあるからには渡すしかない...なんだか持ってないより恥ずかしい...第一印象が大事なのに...というパターンの失態がある(私はあった)。

その過ちを繰り返さないために手に入れた装備が、ロンド工房の「カードリッジ」である。いわばこれ、紙製で必要最小限の名刺入れ。一般的な手帳や「SYSTEMIC」の名刺ポケットにも入るスリムさでありながら、「いざ」という時が来るまで名刺を綺麗な状態で守ってくれるのだ。

それに名刺は渡すばかりではない。頂いた名刺も、これに包んでからしまうことで、そのままノートに挟むよりも丁寧な印象を与えられる。メインの名刺入れとは別に、緊急事態への備えとして持っておきたいアイテムだ。

仕事が変われば装備も変わる

仕事とは本来、新しいアイディアや価値を生み出す「攻め」の領域が本分だ。ここで紹介したような緊急事態を回避する「守り」の策が直接的に価値につながることはないかもしれないが、本来やるべき仕事に集中する手助けにはなる。

今回は私が使用しているノートの「武装」を取り上げたが、これはあくまでも一例である。どのような仕事をしているか、どのようなシチュエーションに置かれることが多いかによって、必要な装備も変わるのだ。いつものノートも、いろいろなアイテムを組み合わせることで、戦闘力を高められないか?と試行錯誤しつつ自分の落とし所を見つけるのが、おもしろいのである。

(inspi)

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