[第5回]
同じ部署の他の人が管理している書類、探すのにどれくらいかかりますか?
ファイリングの仕組みを作っておこう
「必要な書類がすぐに出てこない!」
ある企業の調査結果では、1日の業務時間に対して一般職で実働時間の約30分、管理職で約
20分が書類探しに当てられているそうで、どこの企業においても書類探しにはかなり
の時間を費やしているのが現状のようです。
「ファイリングの仕組みを作る」
自分ひとりだけではなく、誰でも必要な書類をすぐに活用できるようにするには「使いやす
く・探しやすく・戻しやすい」ファイリングの仕組みづくりが必要となります。
このファイ リングとは「書類を有効活用するために、一定の約束のもとに分類・整理して、保管・保存 し、廃棄にいたるまでの一連の管理制度」のことをいい、以下の3点を基本とし、仕組みづ くりを行います。
◎原本管理:部や課、チームレベルで一通あれば事足りる書類は、一通に絞ること。
◎共用管理:組織の財産として原本の書類を管理していくこと。
◎ライフサイクル管理:書類のライフサイクルに沿って的確な管理をすること。
このファイリングの仕組みが上手く運用されるようになると、書類の検索時間を大幅に短縮 することができ、業務の効率化を図ることができます。