KaTaSuKaTaSu(カタス)を使った活用術。書く・立てる・捨てる3ステップ、直感、ダブルインデックス(WI)式ファイル法など。

こちらのサイトでは、〈KaTaSu〉を活用した書類の整理術をご紹介しています。
膨大な個人資料の整理にお悩みの方必見です。
書類を探しやすくする〈KaTaSu〉が、あなたの働き方カイカクをお手伝い!

Before 書類が山積み

After デスクがスッキリ!

method 1 0000000

「見出しを書いて」「書類を立てて」「不要な書類を捨てる」この書類整理の基本から始めましょう!

  • ○書類が探しやすい
  • ○書類が取り出しやすい
  • ○作業スペースが広くなる

Technique1 書く

ファイルに見出しを書くのが書類整理のスタートです。
見出しを書くには、カンタンに見出しを付けることができる〈KaTaSu〉の
クリヤーホルダーがおすすめです。

見出しを書くと、書類が探しやすい!

市販のふせんで見出しを付ける!

ふせんを見出しにできるホルダー

※ふせんは別売です。

インデックスホルダー〈KaTaSu〉(ふせんカバー付き)

詳しくはコチラ

大型背見出し紙で見出しを付ける!

グルーピングホルダー〈KaTaSu〉

詳しくはコチラ

ラベルで見出しを付ける!

ラベルをそろえて貼れるホルダー

※インデックスラベル付きです。

クリヤーホルダー〈KaTaSu〉(ラベルガイド付き)

詳しくはコチラ

クリヤーホルダー用ラベル単体も!

クリヤーホルダー用ラベル〈KaTaSu〉

詳しくはコチラ


Technique2 立てる

見出しを書いたら、次に書類を立てる!
〈KaTaSu〉のファイルボックスとドキュメントバッグがおすすめです。

立てると書類が取り出しやすく、作業スペースも広くなる!

ななめカットで書類の出し入れや検索がしやすい!

ファイルボックス〈KaTaSu〉(取っ手付き・スタンドタイプ)

詳しくはコチラ

チャックを開けてくるりとめくるとファイルスタンドに!

ドキュメントバッグ〈KaTaSu〉(スタンドタイプ)

詳しくはコチラ


Technique3 捨てる

不要な書類は、自分のルールを決めて定期的に捨てる!

捨てると、さらに書類が探しやすい!

ルール①収納スペースで決める

例)ファイルボックス1箱に入らない書類は捨てる!

ルール②保存期間で決める

例)1週間経過した書類は捨てる!

ルール③閲覧頻度で決める

最近見ていないのでデータ化する!

method 2 直感ファイリング

書類を「すぐに取り出せる」「迷わず捨てられる」ために、ファイルボックスを用いた直感ファイリングをご紹介いたします。

  • ○考えなくても視覚的に判断できる
  • ○単純なルールで運用できる
  • ○使うor捨てるの優先順位が分かる
ルール おすすめ KaTaSu商品

1.カラーで	分類するファイルボックスとクリヤーホルダーを色で分けるメリットパッと見で視覚的に必要な書類が探しやすくなる。

カラーのファイルボックスを使いそれぞれの色に「未処理」「進行中」「処理済」など自分なりの意味を持たせて分類する。

さらに!クリヤーホルダーに色付きのふせんを貼って、カラー分類する。

またはクリヤーホルダーに色付きのインデックスラベルを貼ってカラー分類する。

カラーのファイルボックスで色分類する!ファイルボックス〈KaTaSu〉(取っ手付き・スタンドタイプ)

詳しくはコチラ

市販のカラーふせんを見出しにして色分類する!インデックスホルダー〈KaTaSu〉(ふせんカバー付き)

詳しくはコチラ

カラーラベルで色分類する!クリヤーホルダー用ラベル〈KaTaSu〉

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2.手前に戻す使い終わった書類は左側(手前)に戻すメリット簡単なルールで運用するだけで必要な書類が探しやすくなる。

作業を終えた書類をファイルボックスの左側(手前)に戻す。これを繰り返せば使用頻度の高い書類が左側に。さらに!重要な書類のクリヤーホルダーに異なる色のふせんを貼る。

または重要な書類のクリヤーホルダーに異なる色のふせんラベルを貼る。

市販のカラーふせんを貼る!重要書類は別色で!インデックスホルダー〈KaTaSu〉(ふせんカバー付き)

詳しくはコチラ

カラーラベルを貼る!重要書類は別色で!クリヤーホルダー用ラベル〈KaTaSu〉

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3.容量・頻度で捨てる処分する書類は右側(奥)からふるい分けるメリット捨てる書類を直感的に選び出せる

ルール2を実践すると、処分候補の書類が右側へ。ファイルボックスに書類がいっぱいになったら、書類を捨てるタイミング。

method 3 ダブルインデックス(WI)ファイリング

大量の書類をあつかう方にはこちら。「系統」と「50音順」の両方で目的のファイルが検索できるダブルインデックス(WI)ファイリングがおすすめ。

WIファイリングのメリット

  • ○大量の書類の中からでも目的の書類がすぐに見つかる
  • ○ファイルが増えても、見出しを書き換えるだけで簡単に整理・保存
  • ○書類を「系統」「50音順」の両方で検索できる

STEP3 「単身ファイル」をつくる

1つのファイルの中に2つのインデックスを設ける

まずはファイルを用意し、1つのファイルの中に「メインインデックス」と「サブインデックス」の2つの見出しを設けます。ファイルを作成したてで書類が少ない時は、「単身ファイル」としてメインにのみタイトルを書き、サブは空白のままにしておきます。この段階で、メインインデックスで50音順に配列すると、辞書のように簡単に整理・検索ができます。

単身ファイルイメージ

縦置き整理するときは正面右端に、横置きで整理するときは正面上端にくるようにインデックスを設ける。

STEP2 「グループファイル」をつくる

関連性のある「単身ファイル」を集めて「グループファイル」にする

ファイルの量が増えてきて、「単身ファイル」に関連性が出てきたタイミングで再整理します。再整理と言っても仕組みから作り変えるような手間は不要。「メイン」に共通のグループ名を新たに書き、「サブ」にこれまでの単身ファイルのタイトルを記入すれば「グループファイル」が完成します。

例)アジアの情報が増えてきた場合

単身ファイルとグループファイルの概念図

STEP3 「50音順」に並べる

「単身ファイル」と「グループファイル」を共存させて50音順に配列する

「単身ファイル」も「グループファイル」も含めてメインインデックスで50音順に並べると、50音順配列でありながら、関連したジャンルをグループ化できるので、検索性があがります。しかも、関連した「グループファイル」は一括して取り出せるし、戻す時も簡単です。

イラスト

袋形状のWIファイルなら、
仕事単位ごとに書類をまとめて
管理できる。

イラスト

WIファイル特設コーナー

①グルーピングホルダー〈KaTaSu〉(ポケットタイプ)が WIファイルに応用できる!

応用イメージイラスト

2分割された大型背見出し付きなのでWIファイルに応用できます。
袋形状でA4書類以外の資料やモノも入れられ、デスクの上を簡単に整理できます。

グルーピングホルダー〈KaTaSu〉(ポケットタイプ)

詳しくはコチラ


②「WI式インデックス」と「WI式大型情報カード」が ダウンロードできる!

WIファイルを本格的に実践される方におすすめのツールをご用意しています。

WI式インデックスをダウンロード

PDF:447KB

※グルーピングホルダー〈KaTaSu〉(ポケットタイプ)フ-KGPV750Tの背見出し紙としてご使用いただけます。

WI式インデックスをダウンロード

PDF:453KB

※グルーピングホルダー〈KaTaSu〉(ポケットタイプ)フ-KGPW750Tの背見出し紙としてご使用いただけます。

WI式大型情報カードをダウンロード

PDF:393KB

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もっと知りたい人は

刑部恒男

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