整理のコツおしえます
総務のベテラン 増田希
燃える商品企画マン 衣川忍
経理はお任せ 今野由紀子
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私のクリヤーホルダー活用術!
経理はお任せ 今野由紀子
似ている書式で見分けにくい経理書類も、インデックスでしっかり分類。
 100%キレイで80%の処理、ではなく、80%キレイで100%処理したい…。そう思いながら、メンバーの経費処理を預かっています。20名近いメンバーから集まる様々な経理書類なのですが、ファイリング自体にはあまり手間をかけたくないでしょう?「きっちり完璧ファイリング」ではなくても、スムーズに業務が進められるように心掛けています。
薄手クリヤーホルダーで分類してから、ひとまとめに
 そんな私がご紹介するのは、薄手のクリヤーホルダーと個別フォルダーを使った、経理書類のファイリング方法。通常の1/3という薄手のクリヤーホルダーに、「外国送金」書類を案件ごとに入れています。右肩には処理ナンバーと送金先を書いたラベルを貼り、それらを個別フォルダーでひとまとめにして保管しています。
こうすると、書類に穴をあけず、急な対応でも1枚1枚めくることなく、案件ごとにサッと取り出せます。

薄手なので件数が増えてもかさばりにくいですし、個別フォルダーに挟むだけですから並べ替えも楽々。関連するものを前後にしたり、場合によっては、クリヤーホルダーの中に別のクリヤーホルダーを入れてまとめてしまうことも。後から起きる追加や修正も、柔軟に行えるところが気に入っています。

また、クリヤーホルダーの一番上に入れた書類がパッと目に入りますから、その案件の処理状態がすぐに判ります。書類のビジュアルでステイタスを確認するには、色付きではなく透明タイプが使いやすいかなと思っています。

これは、面倒くさがりな私が経理書類をうまく扱えるようにと、今の業務に合わせてとっている方法です。ファイリングの条件は業務内容によって違いますよね。穴はあけたくない、1枚ずつめくりたい、パッと見えるようにしたい…など、その時々の目的に合わせて、100%処理できる最適な方法を見つけられるとよいなぁと思っています。
■クリヤーホルダー(薄型タイプ・20枚パック)
◇品番:フ-S780 税込価格:¥420(本体価格:¥400) サイズ:A4 材質:PP タテ・ヨコ:307・220
■個別フォルダー(カラー)
◇品番:A4-IF B・G・M・P・S・Y 税込価格:¥94(本体価格:¥90) サイズ:A4 材質:色板紙 W・H(+山高さ):311・240(+15) ●製品色:B…青、G…緑、M…グレー、P…ピンク、S…茶、Y…黄
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