整理のコツおしえます
総務のベテラン 増田希
燃える商品企画マン 衣川忍
経理はお任せ 今野由紀子
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私のクリヤーホルダー活用術!
燃える商品企画マン 衣川忍
秘密書類は、書類の種類ごとにクリヤーホルダーを使い分けるとセキュリティ対策もバッチリです。
 商品企画や販促企画に日々、精進しております衣川です。どこの開発・企画セクションもそうだと思いますが、扱う資料の大半が「極秘扱い」なんですよね。発売前の商品仕様書や販売計画書などは、タイトルさえ部外の人には見せられません。
自席のみで業務するなら問題ないことかもしれませんが、実際の現場ではそう簡単にはいきません。提携先の業者さんとの打ち合わせスペースに行くと、他にもたくさんのお客さんが来ていますので、手持ちの書類はなるべく見えないようにしておきたい。といっても、打ち合わせ時にすぐに内容を確認できるよう、打ち合わせテーブルの上には置いておかなければならなくて、単に隠すだけではだめなんですよね。
そこでうちの部署では書類のタイプ別にクリヤーホルダーを使用しています。細かい文字が見えなければよい見積書などは、書類を入れると文字が見えにくくなるクリヤーホルダーを使い、契約書などタイトルすら見せたくない書類は不透明なホルダーに、と。それぞれ色ごとに青は案件A、赤は案件B・・・と使い分けやすいですし、クリヤーホルダーなので整理するのも簡単です。
特に、契約関連書類は、企画案件別にタイトルエリア付きワイドタイプのファイリングホルダーに収容すると、後々閲覧したいときにも便利です。不透明タイプなのでセキュリティ度合いも高い上、このタイトルエリア部分に案件名を記入したり、シールを貼れば中身が見えなくてもどの案件に関する書類か一目瞭然。しかも、ワイドタイプなので、多枚数の書類を収容してもはみ出しにくく、書類が痛みにくいんです。専用のボックスでストックしておけば、検索しやすいし、会議などにもそのまま持っていけるし、秘密書類の管理にはセキュリティファイリングが可能なファイルボックスは欠かせないアイテムですよ。
書類を入れると文字が見えにくくなる、セキュリティ仕様
■クリヤーホルダー<セキュリティビュー>
◇品番:フ-SS750B・G・P・T・Y メーカー希望小売価格(税抜)90円 材質:R-PP タテ・ヨコ:307・220 ●製品色:B…青、G…緑、P…ピンク、T…透明、Y…黄
 部外の人に見られると困る書類は、何かと気をつかいますよね。通常はすっぽりと書類全体を覆い隠せるケースに入れますが、いざ必要な資料を探す時に不便。だから重要書類のファイリングは頭を悩ませるところ。
でもこのクリヤーホルダーなら、内容別にきれいに分類でき、パッと見ただけではどんな書類が入っているかわからない。これを使ってからは、作業効率も確実に向上しています。
中の書類を見せずに多枚数の書類がきれいに収容できる
 いったん発売された商品でも、作成した資料は必ず保管しておきます。ただ、仕様書などは普通の書類よりも少し大きかったり、厚みのある紙を使っていたりで、普通のホルダーに入れると、書類の端がはみ出すことも。そういった資料は、ワイドタイプのファイリングホルダーにファイルしておくと便利。書類をポケットの中にすっぽりと収められるから、持ち運ぶにも安心です。しかも不透明タイプなのでセキュリティも安心だし、タイトルエリアに商品名を書いておけば検索にも便利ですよ。鉛筆でも書けるのも嬉しいですね。
■ファイリングホルダー(ワイドタイプ・タイトルエリア付き)
◇品番:フ-GC750B・DM・G・R メーカー希望小売価格(税抜)690円 サイズ:A4 材質:R-PP タテ・ヨコ:307・235 ●製品色:B…青、DM…ダークグレー、G…緑、R…赤
セキュリティ対策用の背紙付き!ファイルボックス
■ファイルボックス-FS<Dタイプ>(替背紙式)
◇品番:A4-LFDC-B・G・M・P・Y メーカー希望小売価格(税抜)370円 サイズ:A4 材質:段ボール H・W・D:260・318・102 ●替背紙付き(スタンダード背紙・セキュリティファイリング背紙) ●製品色:B…青、 G…緑、M…グレー、P…ピンク、Y…黄 
※この商品の生産は終了いたしました。
 機密書類の収容には、結構悩むんですよね。鍵のかかる壁面収納に入れておくのですが、単にファイルボックスに入れるだけでは取り出したときに誤って別の場所に戻してしまい紛失、なんてことも。そんなときは、このセキュリティファイリング背紙付きのファイルボックスが重宝します。
このファイルボックスには重要度のレベルを表示できたり、作成・廃棄年月日欄への記入により、各人が安全に書類を取り扱うことができます。さらに、この背紙には棚内ロケーション表示ができるので、棚に並べると斜めにラインを描き、戻し間違いの防止と抜けの確認が容易にできます。
作成者は個人であっても資料は共有しますので、管理も楽にできるこの商品がおすすめです。
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