ファイリングの仕組みを作っておこう

「必要な書類がすぐに出てこない！」
ある企業の調査結果では、１日の業務時間に対して一般職で実働時間の約30分、管理職で約 20分が書類探しに当てられているそうで、どこの企業においても書類探しにはかなり の時間を費やしているのが現状のようです。

「ファイリングの仕組みを作る」
自分ひとりだけではなく、誰でも必要な書類をすぐに活用できるようにするには「使いやす く・探しやすく・戻しやすい」ファイリングの仕組みづくりが必要となります。

このファイ リングとは「書類を有効活用するために、一定の約束のもとに分類・整理して、保管・保存 し、廃棄にいたるまでの一連の管理制度」のことをいい、以下の３点を基本とし、仕組みづ くりを行います。

　◎原本管理：部や課、チームレベルで一通あれば事足りる書類は、一通に絞ること。
　◎共用管理：組織の財産として原本の書類を管理していくこと。
　◎ライフサイクル管理：書類のライフサイクルに沿って的確な管理をすること。

このファイリングの仕組みが上手く運用されるようになると、書類の検索時間を大幅に短縮 することができ、業務の効率化を図ることができます。