―　TMJについて教えてください。

TMJは、コールセンター運営・構築・人材育成やバックオフィス業務を請け負うアウトソーサーです。金融、通信、製造、公共など幅広い分野のクライアントを持ち、年商は、約230億円、社員数は930名です。コールセンター拠点は、東京3カ所、北九州、熊本、札幌2カ所の7拠点を有しています。オペレータ数は約7300名です。また、2002年には上海にも拠点を開設しました。

―　TMJにおけるmeetimaXVDの使用状況について具体的に教えてください。

TMJは、200社以上のクライアントを有しており、それらクライアントのビジネスゴール実現のためには、日々発生する様々な要望に素早く対応することが必要です。そのため、コールセンター間はもちろん、本社営業と支店営業同士など、遠隔拠点間のコミュニケーションが非常に重要になってきます。

TMJでは、東京（新宿）の本社に2台、東京（笹塚）、大阪、北九州、福岡、熊本、札幌、名古屋、上海（※）の8 拠点に1台ずつ、計10台のmeetimaXVDを導入し、遠隔拠点間のコミュニケーションツールとして、日々、活用しています。主な活用シーンは次のとおりです。

シーン1． 本社営業マンとコールセンター・スタッフとの会議（東京　-　地方）
東京本社の営業マンが、クライアントとのミーティングの結果を、地方コールセンターのスタッフに素早く伝えるためにmeetimaXVDを使います。meetimaXVDは、日常の業務連絡はもちろんのこと、クライアントから新たな要望を受けた時などに、その要望を現場に正確に伝えるために有用です。クライアントの要望を地方拠点の現場スタッフに伝えるために、一番良いのは、出張して直接伝えることですが、それではコスト高となり、時間もかかります。一方、メールや電話では｢情報」は伝達できても｢微妙なニュアンス」などが伝えきれません。しかし高画質のテレビ会議システムを使えば、遠隔地に対してもほぼフェイストゥフェイスの面談と同様の「実感を伴うコミュニケーション」が可能になります。

シーン2.　コールセンター間会議 （地方　-　地方）
また、地方にあるコールセンター間の会議が必要になることがあります。札幌と熊本のスタッフが実際に会って面談するのは困難なので、かつては電話会議を使っていました。しかし、そのやり方では「実感」の点で難があります。今はmeetimaXVDが使えるので、｢互いに表情まで見える状態での会話」や、同じPC画面を見ながらの会話が実現できています。

シーン3．全社会議
月に一度、社長や役員による朝礼をmeetimaXVDを使って、全国7コールセンターおよび4カ所の事業所、約500名に向けて生中継しています。

シーン4．集合型研修
東京で研修を行う際に、その研修を各地のコールセンターに生中継しています。各センターでは研修室で、20名〜30名がmeetimaXVDを見て学びます。meetimaXVDは研修の中継にも十分に耐えうる高画質です。

※上海拠点では、2010年7月現在、回線状況確認のため、貸出機による検証中。

―　TMJがテレビ会議システムの活用を重視するようになった経緯を教えてください。

テレビ会議システム自体は、10年以上前から重要視していました。一時期、数台を導入したことがあります。しかし、結果としては、社内で十分な活用は実現されませんでした。

当時のシステムは、画質が必要十分な水準に達しておらず、映像が途中で停止したり、海外からの衛星中継のように、話しかけた2秒後に返事が来たりするなどの現象が生じていました。通信費も高く、現場スタッフは、テレビ会議システムよりも、電話会議を好んで使っていました。

テレビ会議システム自体は、役員も社員も、価値ある業務インフラだと見なしていました。ただ、当時は、その期待に応えるだけの｢使える画質のテレビ会議システム」がなかったのです。残念な状況が数年続きました。

―　TMJでは｢テレビ会議システムを以前から重要視していた」とのことですが、具体的に、どのような点に価値を感じていたのかを教えてください。

TMJにとってのテレビ会議システムの価値、意義は、次の4点です。

意義1. 社内コミュニケーションの質と頻度の強化
TMJの業態は、基本的には｢東京など大都市で受注し、実際のサービスは全国のコールセンターで行う」というものです。大都市の営業マンと地方拠点の現場スタッフがいかに早く、密接にコミュニケーションを取れているかが、クライアントに提供するサービスの質を左右します。東京本社と各地のコールセンターを結ぶテレビ会議システムはTMJの重要なコミュニケーション・インフラです。

意義2．出張費の削減（コストダウン）
コミュニケーションは直接面談（フェイストゥフェイス）がベストですが、出張費がかさみ、伝達スピードが遅くなります。しかし良いテレビ会議システムがあれば、コミュニケーションの質や頻度を落とさずに、出張費だけを削減することができます。

意義3．コミュニケーションのスピード強化
コミュニケーションは、質だけでなく、スピードも重要です。クライアントから要望があった場合、それを素早くコールセンターのスタッフに正確に伝えなければいけません。良いテレビ会議システムがあれば、スピーディーかつ実感のある情報伝達が可能になります。

意義4．TMJの企業価値の増大
コミュニケーションはTMJの中心価値です。良いテレビ会議システムを導入し、社内コミュニケーションを改善することは、TMJの企業価値の増大につがなります。

―　TMJが、今回2009年にテレビ会議システムを刷新し、meetimaXVDを導入することになった経緯を教えてください。

2009年のテレビ会議システムの刷新は、同年に発足した｢東京本社のオフィス移転プロジェクト」の一環として実施されました。このオフィス移転は、それまで都内の2カ所に分散していた本社機能を1箇所に集約し、｢東京本社を、お客様と全国のコールセンターを結ぶハブとして機能させること」が目的でした。この目的を実現するには、テレビ会議システムの刷新も必要と考え、オフィス移転プロジェクトのコンペの際、候補となった各社に、｢日々の業務使用に耐えうる『使えるテレビ会議システム』を提案してください」と依頼しました。

このコンペの候補会社の一つであったコクヨオフィスシステム（※）から、meetimaXVDの活用の提案を受けました。

―　その提案に対しての役員の皆様の反応はいかがでしたか。

画質の良さに対し、良好な反応がありました。今度こそ使えるテレビ会議システムが手に入るかもしれないという期待感が感じられました。

このオフィス移転のコンペでは、最終的にコクヨオフィスシステムが選ばれました。それに伴い、「テレビ会議システムの導入もコクヨオフィスシステムに依頼する」と決まりました。ただし製品として何を使うかについては｢meetimaXVDを有力候補にするものの、仕様や性能につき要確認」という中間結論となりました。

その後、画質など基礎性能および価格について、他社製品と比較を行いました。meetimaXVDは、細い回線でも高画質を実現でき、かつ価格もリーズナブルであることが確認できました。

最も重要な要件である｢画質の鮮明さ」については、役員など主要メンバーと共に、品川のコクヨショールームにて、実際に目で見て確認を行いました。デモでは鮮明な画像と滑らかな動きが、はっきり確認できました。

役員は｢65インチのテレビを使ってもこんなにキレイに映るのか」と感心していました。その役員は、テレビ会議システムについても多くの製品の画像を実際に見てきています。その彼の目にもmeetimaXVDの独自技術による高画質は印象的だったようです。

以上、meetimaXVDが、TMJの日々の業務で活用できる「使えるテレビ会議システム」であることが確認できたので、採用を決定しました。

―　meetimaXVDの導入にあたり「懸念」はありましたか。

懸念はなく、逆に期待感がありました。2009年当時、テレビ会議システムは社内で十分に使われませんでしたが、この画質なら、積極的に使われると見込めました。

―　導入に際し、操作方法は社内にどうやって教育しましたか。

東京の本社スタッフには、簡単な説明と講習を行いました。各地の事業所、コールセンター向けには、庶務担当者など、テレビ会議システムを直接操作することになるスタッフにマニュアルを配布し、簡単な説明をしただけです。

―　導入から半年が経った現在、meetimaXVDへの社内の評判はいかがですか。

非常に良好です。営業部長や、全国コールセンターを横断的に管理している業務部長が、｢今回のテレビ会議は画質が良い。これなら使える！」とわざわざ基盤構築部に伝えてくれたほどです。

その営業部長や業務部長にとっては、「コスト削減」や「正確な意思疎通」などの効果に加え、｢忙しい時期でも、時間のかかる出張なしで、地方拠点とコミュニケーションできる」という点も良いと思えたようです。ちなみに、出張は、以前の3分の1程度に減少した感があります。

―　その他、「実際に使ってみて初めて実感できたmeetimaXVDの良さ」などあればお聞かせください。

使ってみて実感できた良さは｢操作が簡単なこと」です。meetimaXVDのリモコンはテレビのそれよりもボタンが少なく、操作はほぼ間違えようがありません。これまで｢使い方が分からない」という苦情が基盤構築部に来たことはありません。

テレビ会議システムは、操作ミスによる現場の不満を誘発しやすい装置です。例えば本社とコールセンターで、上級管理職同士がテレビ会議をするとき、最初の接続は庶務担当者が行いますが、ここでリモコンの操作が複雑であると、接続不全が生じることも多々あります。

以前に使っていたテレビ会議システムは、リモコンのボタンが多く、操作が複雑でしたが、meetimaXVDは、コクヨの製品らしく、操作性がシンプルな点は良いと思います。

―　実際に経験してみて初めて分かった、｢テレビ会議システムを円滑に導入するためのポイント」などあればお聞かせください。

先ほどの話と重複しますが、テレビ会議システムの運用においては、画質と同じほど｢操作性」も重要です。｢画質の良さ｣の他に、｢操作の簡単さ｣も製品選択の基準に加えるのが良いかと思います。操作の簡単さは、｢リモコンのボタンの少なさ」を指標にすればよいでしょう。