―　コクヨ北陸新潟販売の概要を教えてください。

当社は2004年、北陸・新潟エリアにコクヨ製品を販売する会社として、4つの会社が合併して設立されました。コクヨの事務用紙製品、オフィス家具、オフィスの設計施工、OA関連用品、「＠オフィス」や「カウネット」などの消耗品購買システムなどの商品やサービスを提供しています。

―　貴社事務所の所在地を教えてください。

オフィスは本社のある富山県・富山市をはじめ、石川県・金沢市、福井県・福井市、新潟県の長岡市と新潟市に設けています。北陸・新潟以外では、東京都・港区にも連絡事務所を開設しています。

―　meetimaXVDをどのように利用していますか。

北陸・新潟エリアの5拠点にmeetimaXVDを導入して、通常はテレビ会議システムとして、拠点間の打ち合わせに利用しています。
1対1の拠点での打ち合わせだけでなく、複数拠点を同時に接続して利用できるのでとても便利です。
また、北陸・新潟エリアの5拠点をすべて接続して、月1回のペースで行っている全社朝礼にもmeetimaXVDを活用しています。

―　meetimaXVDを導入した目的を教えてください。

meetimaXVDを導入する以前、当社には次のような3つの課題がありました。これらを克服するためにWebベースの会議システムを利用したりもしてきましたが、狙っているよう効果を得られませんでした。そのため、meetimaXVDを導入しました。

（課題1）拠点間の連携がなく、会社として一体感が弱い
先ほど紹介しましたとおり、当社は4つの会社が合併して設立されたという経緯があります。現在の拠点も前身となる各社の拠点をそのまま利用しています。そして、各拠点は担当地域のお客様のビジネスに貢献できるよう、地域密着を柱にビジネスを展開しているために、ついつい自分たちのエリアだけでビジネスを展開しているような感覚に陥ってしまいがちで、コクヨ北陸新潟販売としての一体感が弱いと感じていました。

（課題2）各拠点の社員が集まるのは、時間とコスト面から非効率
当社のカバーする営業エリアは新潟から福井までと、とても広大です。そのため、拠点間のコミュニケーションを活性化するために、各拠点の社員がどこか1カ所に集まって会議などをするとなると、移動のための時間やコストがかかり、効率的にビジネスを進めるための足かせとなってしまいかねない状況でした。
また、北陸・新潟エリアならではの事情になるのかもしれませんが、冬場に雪のため交通機関の運行が乱れたりすることもあるので、会議の予定を組んでも実施できないといったこともあります。

（課題3）経営層のメッセージが、本社以外の社員に伝わりにくい
これまでも、社長である私自身を含め、役員などができるだけ各拠点へと直接出向いて、会社からのメッセージを伝えるようにしています。しかし、そのようなやり方だけでは、リアルタイムに全社員へ向けた情報を発信するのが難しく、社員の一体感を高めるような効果は得られませんでした。

―　Web会議システムでは、どのようなところがうまくいかなかったのでしょうか。

一番は画質です。Web会議システムでは、相手の表情やしぐさを確認できなかったので、どうしても音声がメインのやり取りとなってしまいます。もちろん、それで問題のない場合もありますが、例えば全社朝礼などは音声だけで行っていると、聞いている側も飽きてしまいますし、話をする側も相手の様子がわからないので、一方的な話になってしまいがちでした。

―　meetimaXVDを選定した理由を教えてください。

「画質」と「使い勝手」、そして｢設置のしやすさ」が導入のポイントとなりました。

―　ではまず、「画質」について、ポイントを教えてください。

meetimaXVDは解像度が高いので、相手の様子や表情がとてもよくわかります。1対1の接続で相手を見るときの臨場感もよいのですが、全社朝礼で4つの拠点を4分割で同時に見るときでもとても鮮明です。

―　次に「使い勝手」について、教えてください。

meetimaXVDのリモコンはとても使いやすく、操作もシンプルなのでだれでも簡単に使うことができます。これまでテレビ会議システムというと操作が面倒だというイメージがあり、使いにくいと結局、使われなくなってしますので、そのような状況は避けたいと考えていました。

最後に「設置のしやすさ」について、教えてください。

他のテレビ会議では、複数拠点で同時に接続をしようとすると、多地点接続装置のようなオプション製品が必要な場合もあるのですが、meetimaXVDは1台で5拠点同時接続できます。
また、テレビ会議を導入するために、ネットワーク環境を増設したり、何か特別な装置を用意しなければならないとなるとコストが膨らんでしまいます。meetimaXVDは、各拠点とも既存のネットワーク環境で利用でき、特別な工事や設定なども不要なので運用コストがほとんどかかりません。
しかも、機器が小さいので移動や設置も簡単です。本社オフィスでは通常、会議室に設置していますが、全社朝礼では業務フロアへと一時的に移して利用しています。

―　実際に導入して、狙っていた効果は得られましたか。

まず、全社朝礼の際、各拠点の様子が鮮明に見えるので、「こちらの話を集中して聞いているのか」「納得しているのか」といった反応がリアルタイムに伝わってくるようになりました。そのため、各拠点で直接話をしているのと同じような状況で全社朝礼ができるようになり、伝わる情報の深さや密度は高まっていると感じており、相手の反応を見たいという経営トップにとってはまさに画期的だと思います。

また、これまでに年に1回の事業計画発表会の日にしか会うことができなかった社員同士が、月に一度、リアルタイムに同じメッセージを聞いているということから全社の一体感も高まってきていると感じています。

一方、各担当者レベルでのコミュニケーションも深まっています。例えば、当社の場合、設計部門を各拠点に設けているのですが、これまでは設計部門全体で会議しようとすると全拠点の担当者が本社に集まらなければなりませんでした。そのため、数カ月に1度しか直接顔を合わせて打ち合わせをする機会がありませんでしたが、meetimaXVDを使って頻繁に打ち合わせができるようになったことで、各拠点間の合意や業務の標準化が進めやすくなりました。

―　今後、どのように活用していきたいと考えていますか。

音声と映像がメインでやり取りをしていますので、これからは図や表などといったデータも画面で共有しながら、より深く、わかりやすく情報を共有できるようにしていきたいと考えています。

また、テレビ会議システムを導入を検討する際に導入コストが問題となるケースがあります。しかし、現在は実際にかかっている出張コストや業務効率などと比べれば、meetimaXVDを導入するほうがはるかにメリットが大きくなります。meetimaXVDをお客様に提供する立場でもある我々としては、そのようなポイントを冷静に判断していただけるよういろいろな使い方を試していければと考えております。ぜひ、お客様に当社の拠点においでいただき、使い勝手や臨場感を体験していただければと思っています。