文書の原本保管から電子化、電子文書の閲覧までをワンストップでアウトソーシング。

預金取り扱い機関（銀行や証券会社）などで保有していてる口座開設申込書や契約書類などの証書類。これらの書類は、大量に発生するため収納場所の確保や管理に手間がかかり、また原本はセキュリティを考慮した厳重な保管が必要であると同時に、問い合わせ時にすぐ対応できるよう、いつでも閲覧できるような管理体制が必要です。このような文書の運用・体制整備は容易ではありません。
そのような状況を解消するべく、当社はパートナー企業との協業で、原本保管・入出庫、文書の電子化、電子文書の閲覧、文書管理システム、問い合わせ対応に至るまで、文書管理を一括してお引き受けするアウトソーシングサービスを提供します。

サービス構成イメージ

パートナー：株式会社だいこう証券ビジネス

サービスの特徴

1.確実な原本保管（パートナー提携：株式会社だいこう証券ビジネス ）

• 耐震・耐火設備、入退室管理、監視カメラなどのセキュリティを施した文書保管センター
• 文書保管センターは、倉庫保管に加え、最重要文書は金庫保管も可能。
• 全国対応の路線網ネットワーク、警備業認定事業者による安全輸送

2.文書管理システム（Re:FIND）をASPサービスでご提供

• ASPでのご提供により、システム開発などの初期費用が不要
• サーバーの管理なども不要となり、運用の手間やコストも大幅に低減
• 部分導入から全体導入への拡大も容易に可能

3.コクヨの文書管理システム「Re:FIND」

• インターネットがあればどこからでも、預けた文書の電子データが検索・閲覧可能。検索した文書は（Acrobatの設定により）ほぼ原寸大での表示も可能です。また、原本の取り寄せ依頼もシステム上より可能。
• 柔軟性のあるデータベース構築によって、属性情報をカスタマイズ可能。
• 充実のセキュリティ機能を搭載
  ログイン認証、セッションタイムアウト、不正アクセス防止、通信経路対策、セキュリティパッチの適用、バックアップ、障害発生時の対応、 システム冗長化構成、ハードウェア保守、耐震・耐火データセンター、専用ログイン画面（＊）
  

  （＊はオプションでの提供）