基本機能・画面 - Relational Filing System（RFS） - 金融機関向け文書管理ソリューション - コクヨS&T

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文書管理ソリューション Relational Filing System（RFS）ー 2次元コード（QRコード）を使って、紙文書と電子文書を統合管理ー

1. 新規登録機能

システム画面

機能概要

・必要情報を入力すると自動的に2次元コード入りラベルが生成されます。
・文書管理に必要な情報をもれなく登録することができます。
・廃棄日は、選択した文書種ごとにシステムが自動計算で算出するので、誤廃棄を防止できます。
・最大500件まで一括登録が可能です。
※連番となる1～12月、No.1～100などの作成に便利です。

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2．登録文書検索

システム画面	機能概要
	・検索は、単純検索、詳細検索（組合せ7件まで）、2次元コードによる検索（予約検索）が可能です。・検索結果は、サムネール／一覧表示の設定が可能です。・登録時に用品の写真などを添付すればサムネール表示で確認できるので、より検索精度が向上します。

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3.保管場所登録

システム画面

機能概要

・保管場所（収納キャビネット）とファイルの2次元コードをスキャンして所在登録（紐付け）をすると、システムに保管場所情報が登録・更新されます。
・どの棚に保管するかを気にすることなく空いている棚に保管してもよいので、誰でも簡単に保管業務ができ、作業時間短縮、保管スペース圧縮が可能となります。

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4.貸出管理

システム画面

機能概要

・個人情報などが含まれるファイルの持ち出しを制限することができます。間違って、貸出をしようとした場合も貸出不可の警告メッセージがシステム画面上に表示されミスを防止します。（画面左）
・返却の際、返却場所がシステム画面上に表示されるので、誰でも間違うことなく返却することができます。（画面中央）返却先を間違えると警告メッセージがシステム画面上に表示されミスを防止します。（画面右）
・その他にも貸出予約、延滞管理、返却予定管理などのセンター管理者向け機能および貸出票などの出力機能も充実しています。

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5．保存年限管理

システム画面

機能概要

・2次元コードリーダでファイルをスキャンするとファイルの保存年限などに準じた作業指示が表示されます。これにより、文書内容を把握している担当者でなくとも、だれでも簡単に処理の実施ができるようになります。
・システムで全社共通の基準を設定できるので運用が標準化され、誤廃棄などによるリスク軽減がはかれます。
・廃棄する基準が明確になるので、無駄に長期間ファイルを保有する必要がなくなり、保存スペースの削減が可能になります。
・作業結果は、リアルタイムでファイル管理台帳などに更新されるので台帳入力の手間の軽減、転記ミスによる行方不明の防止ができます。

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6．在庫管理

システム画面

機能概要

・2次元コードリーダでスキャンすることでファイルの所在確認ができます。これまでのように在庫表を見ながらチェックする必要がなくなり作業時間を短縮、転記ミス防止が可能になります。
・データベースとの照合により人力でのダブルチェックが不要となり、作業時間の短縮、人員の削減が可能になります。
・システムと現物のファイルの格納場所に差異があった場合は、警告メッセージを表示します。保管場所を是正することで紛失防止、検索性を維持することができます。

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7．ラベルデザイン

ラベルイメージ	機能概要
	・各種用品に貼付するラベルは、自由にデザインすることができます。・ラベルデザインを統一することでファイルラベルが見易くなり事務所内でのファイルの検索性が向上するとともに、事務所の整理整頓が進みます。

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8．帳票

システム画面	機能概要
	・各種帳票、台帳は、2次元コードリーダでスキャンした結果がリアルタイムに反映され、常に最新の台帳が作成されます。

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9．数量管理オプション

システム画面

機能概要

・数量管理オプションは、収納単位（箱やファイル）に2次元コードを付与し、その収納する用品に文書やメディアの枚数や重量を登録し、その数量の増減を管理することで効率的な管理が可能となります。
・登録した数量、重さをシステム画面上で変更することができるので、作業時の情報を確実に反映させることができます。
・契約番号、契約月などを特定しての検索ができ閲覧への対応がスムーズに行えます。
・From-To検索により監査などで求められる範囲（期間、種別など）での閲覧要求にも対応できます。

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10．授受管理オプション

システム画面

機能概要

・授受管理オプションでは、2次元コードを用い文書の受け渡しをすることで、効率的で確実な文書処理を実現します。
・2次元コードリーダで文書をスキャンすると、設定された処理以外に文書を受け渡ししようとした場合システム画面上に警告メッセージが表示され、受け渡し間違いを防止することができます。
・情報がリアルタイムで更新されるので、処理量の予測、処理遅延の発見ができます。

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11．クレードルオプション

実物写真	機能概要
	・無線環境やパソコンを持ち込めない倉庫などで2次元コード作業をする際にハンディターミナルに作業データを蓄え作業をすることができます。 ※授受管理オプションには対応していません。・PCにUSB接続したクレードルを介してハンディターミナルにデータが保存されます。

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