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文書管理ソリューション Relational Filing System(RFS)ー 2次元コード(QRコード)を使って、紙文書と電子文書を統合管理 ー
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コクヨのRFSは、紙文書、電子文書、その他メディアなどオフィスに存在するあらゆる情報を統合的に管理するための文書管理システムです。
現物(紙文書やメディア)と電子データ(電子文書)を、2次元コード入りラベルで紐付け(=リレーション)することで、オフィス内の全ての文書を「安全」 「確実」 「効率的」に管理します。

RFSの導入で実現

安全性向上・処理の確実
  • ・誤廃棄の防止
  • ・管理台帳の入力ミス防止
  • ・作業履歴管理による事故の追跡
コスト削減/低コスト
  • ・余剰文書削減によるスペース削減
  • ・フリーロケーションにより書類増加を見越した余剰スペースが不要
  • ・管理は2次元コードを貼るだけ、電子化やRFIDによる管理より安価
作業の標準化/スピードアップ
  • ・全社統一基準での文書管理を実現
  • ・棚卸作業指示、返却先の表示により、 担当者の判断不要でスピードアップ
  • ・書類の捜索時間の短縮
  • ・統一ラベルで書庫内が整理整頓

課題1 契約書・図面の原本などの重要な文書の管理

・どこにどれだけ文書があるか把握できておらず、台帳への記録も面倒で行われていない・・。
・廃棄期限前なのに、誤廃棄されてしまった。もしくは、廃棄期限が来ているのに、捨てられていない・・。
・複数の拠点で管理するには、表計算ソフトでは限界が・・。
・集中化してしまうと、各拠点で閲覧できない・・。
・集中化したいが、文書が大量になりすぎて管理しきれない・・。
・専用の業務システムの導入までは予算がない。

契約書類管理パッケージ ~契約書や図面などの原本管理に最適~
  • ・2次元コード入りのラベルで、大量な文書の台帳登録も正確かつ効率的に。
  • ・廃棄期限は、システムで自動計算。2次元コードでの廃棄処理により、誤廃棄を防止。
  • ・2次元コードを利用したデータベース管理で複数拠点からの登録も正確に処理。
  • ・スキャニングしたイメージデータを登録でき、各拠点でイメージデータを閲覧・共有することも可能。
新価格 430万円~希望小売価格(本体価格) ※ハードウェア・構築費込み※上記価格は2010年1月に改定されたものです。

課題2 申請書類や社内便などの処理状況の把握が必要となる文書の管理

・文書の授受記録(受領書、台帳)作業は作業負担が高く運用できない・・・。
・文書の進捗(所在)確認が困難で、取違え・処理遅れなどのミスが発生しても追跡できない。
・記録がないためどこまで進捗しているかわからず、申請者などからの問い合わせにすぐ回答できない・・・。
・処理対象の文書が大量のため、取り違えなどのミスが発生してしまう。
・専用の業務システムの導入までは予算がない。

申請書類管理パッケージ ~申請書類などの業務進捗管理に最適~
  • ・文書の受入れ、承認、決裁などの各種処理状況の登録で業務の進捗を可視化。
  • ・2次元コードの利用や文書マスタ設定機能により、登録時のデータ呼び出し作業や項目の入力作業を大幅に削減。
  • ・2次元コードの利用によるデータベースとの照合で取り違えなどの作業ミスを防止。
新価格 850万円~希望小売価格(本体価格) ※ハードウェア・構築費込み※上記価格は2010年1月に改定されたものです。
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