こんにちは、立石です。

弊社からおもしろい商品が発売されたのでご紹介させていただきます。

その名も・・・

　　『針なしステープラー』

ジャジャ～～～～ン！！
画像は↓こちら。

・・意外と大きい、そしてかなり頑丈で重い・・・。

針なしでほんとに文書が綴じれるのかいな？？（←半信半疑）

実際にやってみました。

↓紙を挟んで、ガチャリ！

おおお～～～！見事に綴じられている！！（そりゃそうか）

↓思ったよりもしっかりとまっています。指で広げても大丈夫。。

でも一番いいのは、ファイルに綴じるための穴にもなっていること。
これはとっても便利！！

↑ここで使用しているファイルは、"オール紙製"パイプファイル。全て紙なので、このまま廃棄もできますよね。

ということで、このような商品いかがでしょうか？
詳しい情報がこちらにございますので、ぜひご覧ください。

こんにちは、薮です。

年末いかがお過ごしですか？

12月も半ばを過ぎ、弊社では来期に向けての事業計画発表会も行われ、

部署での忘年会も終わり、いよいよ年末モードに突入しつつあります。

あと残すイベントは年末の掃除（文書整理）くらいとなりました。

年内にきっちりと文書を整理し、すっきりとした新年を迎えたいものですよね。

ということで、今回は文書整理のコツについてお話します。

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文書整理で大切なのは、不要書類の廃棄です。

でも不要かどうかの判断には迷ってしまいますよね。

そこで、以下に具体的な廃棄例を示します。

　・メモや清書済みの原稿
　・結論が出ている途中過程の資料
　・参考程度の報告書・通知
　・参照価値の薄れた統計表・一覧表
　・一時限りの記録・回覧
　・2年を経過した軽易な往復書類
　・余分な印刷物
　・重複している書類
　・原本が別途保管されているコピー書類

このような文書は廃棄することができると思います。

捺印があるような原本でないかぎり、迷ったら思い切って廃棄する！

これがポイントです。

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こんにちは卜部です。

今日は文書管理に関するお問合せについてお話します。

実は、最近特に増えてきたご相談があります。

それは「ファイルサーバの整理」についてです。

データの共有やバックアップのため、ファイルサーバをご利用されている企業様は多い

と思います。

私が伺った先でも、文書管理システムを導入していながら、使い勝手の軽さから

ファイルサーバを併用されている企業様が多く、

　　・ファイルサーバ　　＝仕掛り
　　・文書管理システム＝完成文書

などのような使い分けをしているようです。

しかし、このファイルサーバの運用がなかなかの曲者で、自由度が高いため、

運用ルールがあいまいになり、気付くと各自が勝手にフォルダを作成していたり、

データ名を自由に付けたり（下記参照）してしまい、他人では中身が何かわからず、

情報が共有されずにゴミ溜りのようになってしまうことがよくあるそうです。

　～よくしてしまう名称の付け方～
　　　その１）なるべく上のほうに表示をさせようと、名称の頭に"★"や"＃"などの
　　　　　　　記号を付ける
　　　その２）めんどくさくて、Book1.xlsのまま。。もしくは、既にBook1.xlsがあるので、
　　　　　　　Book12.xlsなど。。
　　　その３）人によって和暦で書いたり、西暦で書いたり、月日のみで書いたり。。

改善するには、基本的なことですが「しっかりとしたルールを定め、管理者を置いて

適正に運用を行う。」ことにつきます。

・・・でもこれがなかなか大変なんですよね。。

私たちでは、ファイルサーバ整理に関するサービスもご提供しておりますので、

よろしかったらご相談ください。

こんにちは、卜部です。

ご好評いただいています！ベトナム出張中の元・同僚T君からの現地レポートの第4弾です！！

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以前のレポートで、

　　「一緒に仕事をしているベトナム人は、メモをほとんど書きません。。。」

というお話をしたと思います。

しかし、メモは書かないのですが、ベトナム人のビジネススタイルは

とにかく

書類とサイン

見積書
注文書
注文請書
請求書
領収書
仕様確認書
連絡書
契約書
などなど

すべての業務に書類とサイン

これがないと次へ進みません

例えば
仕様確認書にお客さんのサインがなければ
すでに注文書をもらっていたとしても
先走って生産を始めることは絶対にありません。

仕事の順序が明確に決まってて絶対的

こんなん不便でスピード遅くなるんちゃう？
って思うでしょ

ベトナム人はこれメッチャ早いです。
（顧客からのレスポンスも含めて）

書類を作成したら、その足で速攻サインを求めに来ます。

仕事のテンポは日本人より早い。
日本人みたいにウダウダ（←私感）してません。
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　　　　　　　　（※あくまで個人の感想ですので、実際と異なる場合はご了承ください。）

書類をきっちりと作成していく、なんてのは日本人の得意とする感じがしますが・・・。
結構ルーズになっていることもある気がします（・・汗）。気をつけないと。

というわけで、次回もお楽しみに。

こんにちは、卜部です。

前回に引き続き、ベトナムに出張中の元・同僚Tから、現地の文書管理事情をレポートしてもらいました。

以下、レポートです。
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一緒に仕事をしているベトナム人は、メモをほとんど書きません。。。

・お客さんとの商談で
・仕入業者との打合せで
・社内会議で
・誰かに仕事をお願いする時
・仕事をお願いされた時
・電話を受けた時

日本人なら普通、必ずメモ書きますよね

でも、ベトナム人は（この２ヶ月に僕の見た範囲では）ほとんど書きません。
ほぼ口頭と暗記

そんなん、絶対忘れるし
後から言った、言ってないと
もめるだけ

日本やったら絶対怒られます
ちゃんと書いて渡しとけって。。。

でも、やっぱり書きません

このやり方、あまりに不安なので
僕は何かお願いする時とか
必ずメモ書いて、口頭で補足説明して渡します。

この前、簡単なことでも
何でも書いて渡すから
女性スタッフに笑われました。
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　　　　　　　　（※あくまで個人の感想ですので、実際と異なる場合はご了承ください。）

う～～～む、日本とは働き方からして、随分違うみたいですね。
私たちだと、「商談メモ」を記録として保管したり、相手に確認のメールを送付したりしますよね。

今後もＴ君には、定期的にレポートしてもらいます。
ぜひお楽しみに。

立石です。

先週の金曜日に開催しました
「書庫整理セミナー　～長年溜まった文書の整理と検索性向上～」は
おかげさまで大盛況を頂きました。有難うございました。

定員を超える、たくさんの申込みをいただき、
残念ながら一部のお客様にはお断りせざるを得ない状況でした。

セミナー内容は３部構成で、

第１部では、基調講演として「滞留文書整理のポイント＜ファイリングの基礎知識＞」を、文書管理コンサルタントの久保氏 （（株）ファシリティプランニング研究所）からお話いただきました。

第２、３部では、事例のご紹介として、「運用を工夫した低価格の電子化・書類整理作業」と「外部保管によるスペースセービング」について、どのようなゴールを設定し、具体的にどのような解決策をどういうプロセス、スケジュールで進めていったのかをお話ししました。

あるお客様のアンケートでは、
「現場レベルでの具体的な運用についての話だったので大変参考になりました」
とのお言葉を頂き、私どもの文書管理への取り組みをうまくお伝えできたのでは
と思っています。

また今回も、前回同様に弊社ショールーム・エコライブオフィス内のセミナー用スタジオで行いました。開放的な空間の中、リラックスした良い雰囲気でしたとの感想を頂きました。

次回のセミナーも、現在企画中です。皆様のご参加をお待ちしています。

こんにちは、卜部です。

最近、ベトナムによく出張している元・同僚から、現地の文書管理状況についての感想を聞きました。

以下、感想
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ベトナム人は文書を個人で抱え込んで、
あまり共有していないようです。

理由は、自分の存在価値を維持するため（と思う）

要するに自分しかわからん仕事を作って
自分は会社に必要な存在だと思われなアカンと

共有して誰でもできるような状況は困るというわけです。

では、誰か会社休んだ時に、顧客から問い合わせがあったらどうするのか？

「今日、彼休みでわからんから明日にしてくれる？」

と平気で言ってます。

日本人的には困るんやけど、それ

これは、今来ているタイも同じです。
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すべての企業がこうではないと思いますが、元・同僚はこういったところも含めた文化の違いに悪戦苦闘しているようです。

でも、もし上の話のとおりであれば、アジア地域で文書管理のニーズがたくさんありそうですね。もしかしたらうちの部署もアジア進出のチャンス！？