こんにちは、比護です。

ご無沙汰しておりました。

夏真っ盛り、みなさんいかがお過ごしですか？

営業にとってはつらい時期です。特に今年の猛暑はエグいですね！

 

写真をご覧の通り、あまりスマートとは言えない私（苦笑）は、

この時期はタオルが手放せません、汗のかき過ぎてへとへとです。

 

ということで本日は気分を変えて、夏を涼しくするために、私の営業冷や汗体験を

あるあるネタとしてお話します。

 

営業あるあるシリーズ（冷や汗編）

１．お客様のビルでトイレをしていたら、担当者の方にばったり会ってしまったとき

　　（これは気まずい感じですね。）

２．受付で名乗り１０分ほど待っても反応がないとき

　　（督促すべきかどうか）

３．お客様との急な会食で持ち合わせが１万円もなかったとき

　　（しかもカードが使えなさそうな店だったとき）

４．お茶を出していただいたものの、お腹の調子がわるいとき。

　　さらに「遠慮せず、どうぞ」とお話しいただいてしまったとき

５．お電話での問い合わせがソフトな感じだったので、安心してお邪魔すると、

　　１０名くらいで、お客様の役員もご同席されたとき

　　（資料も２部くらいしか準備していなかったとき）

６．ヒアリングや基本調査をさせていただくつもりだったのが、

　　「ではコクヨさん、プレゼンテーションをお願いします」と準備なく

　　ご案内されてしまったとき（想定不足・・）

７．お客様との会食（ランチ）でみなさん同じメニューを頼んでいるのに、

　　そのメニューがどうしても食べられない食材だったとき

　　（実はイタリアンが苦手です・・。）

８．自分が食べるのが遅くて、待ってもらうとき。

　　残そう、と決断したものの、「気をつかわなくていいよ」といってくださったとき

９．カレーうどんのカレーがシャツにかかってしまったとき

　　（しかもそういうときに限って白いシャツ・・。）

１０．多くの方と初めて打合せするときに、名刺が足りなくなったとき

 

 

 

 

 

こんにちは、卜部です。

今回は、愛媛・松山のお話を。

愛媛県・松山市は、四国最大の都市で、有名な道後温泉があり、最近ではNHKスペシャル大河『坂の上の雲』の舞台としても注目されていますね。

松山市の中心・勝山を見上げると松山城がそびえ立っており、歴史好きな私にとっては非常に興味が引かれる土地です。

そんなわけで、飛行機までの余った時間で、ぶらりと松山城に行ってきました。

日本で現存している天守は１２城あるそうなのですが、松山城はその一つ。
国の重要文化財にも指定されており、ミシュランの観光版（日本）にも２つ星で掲載されているそうです。すごいですね。

松山城は、山の上にあります。
歩いてもいけますが、便利なリフトで登ります。。

きもちいいー！遠くにはお城も見えます。

リフトを降りてしばらく歩くと・・・
ど～～～ん、立派な天守が！！

132mの山の上にこんなものを建ててしまうなんて、ほんとにすごいですよねぇ。

もちろん天守にも登って来ました。
城内には、当時のものが色々と展示されており、刀や甲冑、文書などが並んでいました。

以前は、刀や甲冑のほうに興味がいっていましたが、最近は仕事がら、文書をまじまじと見てしまいます。お城の設計図面や、築城に伴って実施した河川工事などの命令書、書いてある文面は読み取れませんが、どれも貴重なものだとわかります。

130mもの山の上に、このようなどデカい建物を作るには、しっかりとしたプランの立案、組織への伝達が必要で、その中で文書が重要な役割を果たしていたことが実感できます。

今も昔も組織を動かすには文書が大切なのですね。。

こんにちは卜部です。

今日は文書管理に関するお問合せについてお話します。

実は、最近特に増えてきたご相談があります。

それは「ファイルサーバの整理」についてです。

データの共有やバックアップのため、ファイルサーバをご利用されている企業様は多い

と思います。

私が伺った先でも、文書管理システムを導入していながら、使い勝手の軽さから

ファイルサーバを併用されている企業様が多く、

　　・ファイルサーバ　　＝仕掛り
　　・文書管理システム＝完成文書

などのような使い分けをしているようです。

しかし、このファイルサーバの運用がなかなかの曲者で、自由度が高いため、

運用ルールがあいまいになり、気付くと各自が勝手にフォルダを作成していたり、

データ名を自由に付けたり（下記参照）してしまい、他人では中身が何かわからず、

情報が共有されずにゴミ溜りのようになってしまうことがよくあるそうです。

　～よくしてしまう名称の付け方～
　　　その１）なるべく上のほうに表示をさせようと、名称の頭に"★"や"＃"などの
　　　　　　　記号を付ける
　　　その２）めんどくさくて、Book1.xlsのまま。。もしくは、既にBook1.xlsがあるので、
　　　　　　　Book12.xlsなど。。
　　　その３）人によって和暦で書いたり、西暦で書いたり、月日のみで書いたり。。

改善するには、基本的なことですが「しっかりとしたルールを定め、管理者を置いて

適正に運用を行う。」ことにつきます。

・・・でもこれがなかなか大変なんですよね。。

私たちでは、ファイルサーバ整理に関するサービスもご提供しておりますので、

よろしかったらご相談ください。

こんにちは、卜部です。

ご好評いただいています！ベトナム出張中の元・同僚T君からの現地レポートの第4弾です！！

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以前のレポートで、

　　「一緒に仕事をしているベトナム人は、メモをほとんど書きません。。。」

というお話をしたと思います。

しかし、メモは書かないのですが、ベトナム人のビジネススタイルは

とにかく

書類とサイン

見積書
注文書
注文請書
請求書
領収書
仕様確認書
連絡書
契約書
などなど

すべての業務に書類とサイン

これがないと次へ進みません

例えば
仕様確認書にお客さんのサインがなければ
すでに注文書をもらっていたとしても
先走って生産を始めることは絶対にありません。

仕事の順序が明確に決まってて絶対的

こんなん不便でスピード遅くなるんちゃう？
って思うでしょ

ベトナム人はこれメッチャ早いです。
（顧客からのレスポンスも含めて）

書類を作成したら、その足で速攻サインを求めに来ます。

仕事のテンポは日本人より早い。
日本人みたいにウダウダ（←私感）してません。
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　　　　　　　　（※あくまで個人の感想ですので、実際と異なる場合はご了承ください。）

書類をきっちりと作成していく、なんてのは日本人の得意とする感じがしますが・・・。
結構ルーズになっていることもある気がします（・・汗）。気をつけないと。

というわけで、次回もお楽しみに。

こんにちは、卜部です。

ご好評を頂いている、ベトナムに出張中の元・同僚T君からの現地レポートです。

今回は文書管理の話をちょっと離れて、お食事についてのレポートを送ってもらいました。

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昨日の夕食は

日本からお客さんが来ていたので

ハイフォン市内の高級ベトナム料理店へ

最初に出てきたのは　「葉っぱ」

これは苦い。。。薬草か？？

次はスープ、これはうまい

でも、口の中でジャリジャリ音がする

砂が入ってるんか？

で、また葉っぱ

さっきとは違う種類の葉っぱ

俺にとっては、さっきのもこれも

ただの葉っぱでしかない

次は、エビ

これはうまい

けど、食べにくい

で、かに

これもうまい

けど、さらに食べにくい

次は大きな魚（写真撮るの忘れた。。。）

で、最後に御飯

といってもお粥

香草の香りがきつくて、人によっては苦手やろな

６品とビールで一人２０００円程度

これでかなり高級な部類

地元のベトナム人は、こんな店にはほとんど来ない

日本からわざわざ来ていただいたお客さんへの

精一杯のおもてなしのつもりやったけど

果たして満足してもらえたかどうか？？？
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いやぁ、蟹なんかすごくおいしそうでしたね、お客さんも十分満足したと思いますよ。
しかし、T君も接待されるではなく、するほうなんて、すっかりベトナムに馴染んでる感じがします。

今度は、ベトナム名物のフォーとか生春巻きなどの情報も欲しいですね。
次回もお楽しみに。

こんにちは、比護です。

このたび、私どもの大切なお客様の記事が新聞記事に掲載されましたので、ご報告させていただきます!

掲載されたのは、９月４日発刊の日本金融通信社（通称：ニッキン：金融機関お勤めの方のデファクトな週刊新聞）です。

お客様の　『文書管理を通じた業務改善の取り組み』　が記事として１面中央に掲載されました。

たいへん有難い事に、コクヨS&Tの名前も出していただき、弊社の商品『文書管理システム・金文（きんぶん）』や『オール紙製のファイル』なども記事内容として盛り込んでいただきました。

でも、なにより嬉しいのは、お手伝いさせていただいたお客様の取り組みが、このように世間から評価されたことです。
新聞の１面に載るというのは、本当にすごいことですよね。

今後もこのような取り組みを増やせていけるよう頑張っていきたいと思います。

こんにちは、卜部です。

前回に引き続き、ベトナムに出張中の元・同僚Tから、現地の文書管理事情をレポートしてもらいました。

以下、レポートです。
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一緒に仕事をしているベトナム人は、メモをほとんど書きません。。。

・お客さんとの商談で
・仕入業者との打合せで
・社内会議で
・誰かに仕事をお願いする時
・仕事をお願いされた時
・電話を受けた時

日本人なら普通、必ずメモ書きますよね

でも、ベトナム人は（この２ヶ月に僕の見た範囲では）ほとんど書きません。
ほぼ口頭と暗記

そんなん、絶対忘れるし
後から言った、言ってないと
もめるだけ

日本やったら絶対怒られます
ちゃんと書いて渡しとけって。。。

でも、やっぱり書きません

このやり方、あまりに不安なので
僕は何かお願いする時とか
必ずメモ書いて、口頭で補足説明して渡します。

この前、簡単なことでも
何でも書いて渡すから
女性スタッフに笑われました。
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　　　　　　　　（※あくまで個人の感想ですので、実際と異なる場合はご了承ください。）

う～～～む、日本とは働き方からして、随分違うみたいですね。
私たちだと、「商談メモ」を記録として保管したり、相手に確認のメールを送付したりしますよね。

今後もＴ君には、定期的にレポートしてもらいます。
ぜひお楽しみに。