こんにちは卜部です。

今日は文書管理に関するお問合せについてお話します。

実は、最近特に増えてきたご相談があります。

それは「ファイルサーバの整理」についてです。

データの共有やバックアップのため、ファイルサーバをご利用されている企業様は多い

と思います。

私が伺った先でも、文書管理システムを導入していながら、使い勝手の軽さから

ファイルサーバを併用されている企業様が多く、

　　・ファイルサーバ　　＝仕掛り
　　・文書管理システム＝完成文書

などのような使い分けをしているようです。

しかし、このファイルサーバの運用がなかなかの曲者で、自由度が高いため、

運用ルールがあいまいになり、気付くと各自が勝手にフォルダを作成していたり、

データ名を自由に付けたり（下記参照）してしまい、他人では中身が何かわからず、

情報が共有されずにゴミ溜りのようになってしまうことがよくあるそうです。

　～よくしてしまう名称の付け方～
　　　その１）なるべく上のほうに表示をさせようと、名称の頭に"★"や"＃"などの
　　　　　　　記号を付ける
　　　その２）めんどくさくて、Book1.xlsのまま。。もしくは、既にBook1.xlsがあるので、
　　　　　　　Book12.xlsなど。。
　　　その３）人によって和暦で書いたり、西暦で書いたり、月日のみで書いたり。。

改善するには、基本的なことですが「しっかりとしたルールを定め、管理者を置いて

適正に運用を行う。」ことにつきます。

・・・でもこれがなかなか大変なんですよね。。

私たちでは、ファイルサーバ整理に関するサービスもご提供しておりますので、

よろしかったらご相談ください。

こんにちは、卜部です。

ご好評いただいています！ベトナム出張中の元・同僚T君からの現地レポートの第4弾です！！

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
以前のレポートで、

　　「一緒に仕事をしているベトナム人は、メモをほとんど書きません。。。」

というお話をしたと思います。

しかし、メモは書かないのですが、ベトナム人のビジネススタイルは

とにかく

書類とサイン

見積書
注文書
注文請書
請求書
領収書
仕様確認書
連絡書
契約書
などなど

すべての業務に書類とサイン

これがないと次へ進みません

例えば
仕様確認書にお客さんのサインがなければ
すでに注文書をもらっていたとしても
先走って生産を始めることは絶対にありません。

仕事の順序が明確に決まってて絶対的

こんなん不便でスピード遅くなるんちゃう？
って思うでしょ

ベトナム人はこれメッチャ早いです。
（顧客からのレスポンスも含めて）

書類を作成したら、その足で速攻サインを求めに来ます。

仕事のテンポは日本人より早い。
日本人みたいにウダウダ（←私感）してません。
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
　　　　　　　　（※あくまで個人の感想ですので、実際と異なる場合はご了承ください。）

書類をきっちりと作成していく、なんてのは日本人の得意とする感じがしますが・・・。
結構ルーズになっていることもある気がします（・・汗）。気をつけないと。

というわけで、次回もお楽しみに。

こんにちは、卜部です。

ご好評を頂いている、ベトナムに出張中の元・同僚T君からの現地レポートです。

今回は文書管理の話をちょっと離れて、お食事についてのレポートを送ってもらいました。

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
昨日の夕食は

日本からお客さんが来ていたので

ハイフォン市内の高級ベトナム料理店へ

最初に出てきたのは　「葉っぱ」

これは苦い。。。薬草か？？

次はスープ、これはうまい

でも、口の中でジャリジャリ音がする

砂が入ってるんか？

で、また葉っぱ

さっきとは違う種類の葉っぱ

俺にとっては、さっきのもこれも

ただの葉っぱでしかない

次は、エビ

これはうまい

けど、食べにくい

で、かに

これもうまい

けど、さらに食べにくい

次は大きな魚（写真撮るの忘れた。。。）

で、最後に御飯

といってもお粥

香草の香りがきつくて、人によっては苦手やろな

６品とビールで一人２０００円程度

これでかなり高級な部類

地元のベトナム人は、こんな店にはほとんど来ない

日本からわざわざ来ていただいたお客さんへの

精一杯のおもてなしのつもりやったけど

果たして満足してもらえたかどうか？？？
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

いやぁ、蟹なんかすごくおいしそうでしたね、お客さんも十分満足したと思いますよ。
しかし、T君も接待されるではなく、するほうなんて、すっかりベトナムに馴染んでる感じがします。

今度は、ベトナム名物のフォーとか生春巻きなどの情報も欲しいですね。
次回もお楽しみに。

こんにちは、比護です。

このたび、私どもの大切なお客様の記事が新聞記事に掲載されましたので、ご報告させていただきます!

掲載されたのは、９月４日発刊の日本金融通信社（通称：ニッキン：金融機関お勤めの方のデファクトな週刊新聞）です。

お客様の　『文書管理を通じた業務改善の取り組み』　が記事として１面中央に掲載されました。

たいへん有難い事に、コクヨS&Tの名前も出していただき、弊社の商品『文書管理システム・金文（きんぶん）』や『オール紙製のファイル』なども記事内容として盛り込んでいただきました。

でも、なにより嬉しいのは、お手伝いさせていただいたお客様の取り組みが、このように世間から評価されたことです。
新聞の１面に載るというのは、本当にすごいことですよね。

今後もこのような取り組みを増やせていけるよう頑張っていきたいと思います。

こんにちは、卜部です。

前回に引き続き、ベトナムに出張中の元・同僚Tから、現地の文書管理事情をレポートしてもらいました。

以下、レポートです。
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
一緒に仕事をしているベトナム人は、メモをほとんど書きません。。。

・お客さんとの商談で
・仕入業者との打合せで
・社内会議で
・誰かに仕事をお願いする時
・仕事をお願いされた時
・電話を受けた時

日本人なら普通、必ずメモ書きますよね

でも、ベトナム人は（この２ヶ月に僕の見た範囲では）ほとんど書きません。
ほぼ口頭と暗記

そんなん、絶対忘れるし
後から言った、言ってないと
もめるだけ

日本やったら絶対怒られます
ちゃんと書いて渡しとけって。。。

でも、やっぱり書きません

このやり方、あまりに不安なので
僕は何かお願いする時とか
必ずメモ書いて、口頭で補足説明して渡します。

この前、簡単なことでも
何でも書いて渡すから
女性スタッフに笑われました。
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
　　　　　　　　（※あくまで個人の感想ですので、実際と異なる場合はご了承ください。）

う～～～む、日本とは働き方からして、随分違うみたいですね。
私たちだと、「商談メモ」を記録として保管したり、相手に確認のメールを送付したりしますよね。

今後もＴ君には、定期的にレポートしてもらいます。
ぜひお楽しみに。

比護です。

これは先日、お客様との打合せであった笑い話(私としては笑えませんが・・・）です。

私の部下が、３年ほどお付き合いいただいているお客様に、打合せに先立ってメールしておりました。そのメールの文面に、「不明の場合は、"先日"送付頂きました資料をご確認ください。」と記載していたそうです。

打合せ当日、お客様から

　『メールにあった"先日"送付の資料をいくら探しても見つからないのです。周りの人間に聞いてもわからないというのですが、いつ頃のどんな資料でしたでしょうか？』

と聞かれたところ、私の部下は、

　『それは、２年前に送付頂いた資料です』

と答えました。（・・・隣で絶句）

寛容にも、お客様には部下のキャラクターを受け容れて頂いており、笑い話で済ませていただきましたが、私としては冷や汗ものでした。。。

皆さんは、"先日"といったらどれくらい前までを考えますでしょうか？さすがに2年はないですよね・・。

立石です。

豚インフルエンザの報道も一時期に比べ、収束ぎみですが、訪問先のお客様からこのようなお話を伺いました。

豚インフルエンザが関西で流行し始めたゴールデンウィーク明け、お客様の社内でも対応策が示されたそうです。
それは、海外渡航の延期・自粛や、マスクの着用、消毒薬の設置など、そして、発熱時は１週間の出勤停止、およびその近辺に座っていた人間も"濃厚接触者"ということで同様に出勤停止とするなどの内容だったそうです。

感染拡大の防止には、もっともな措置ですが、実際の現場では、ちょっとしたパニック状態に陥ってしまったそうです。

というのも、基本的に、各業務は個人に割り振られているそうなので、必要な資料は担当者のＰＣのみに保存されていることが多く、例えば翌日の役員会で説明する資料の最終版は、担当者のみが持っており、その方が出勤停止になってしまった場合、だれも説明できない状態だったそうです。

まあ、出勤停止が一人ほどであれば、ＰＣのパスワードをケータイで聞いたりと、何とか対応はできたでしょうが、近辺に座っていた人間もまとめて休みでは、どうしようもないと思ったそうです。

ということで、急遽「共有サーバ上に個人ＰＣのデータをバックアップするように！」と部内に伝えたそうですが、サーバの容量不足や、他人が名づけたデータ名が判らないなどで、ちょっとしたパニック状態になってしまったそうです。

いまのところ発熱された方もおらず、無事に業務をされているそうですが、今回の豚インフルエンザで、常日頃から電子文書の整理や管理、共有をしておくことがいかに大事であるかを考えるいい機会になったとおっしゃっておりました。