こんにちは卜部です。

今日は文書管理に関するお問合せについてお話します。

実は、最近特に増えてきたご相談があります。

それは「ファイルサーバの整理」についてです。

データの共有やバックアップのため、ファイルサーバをご利用されている企業様は多い

と思います。

私が伺った先でも、文書管理システムを導入していながら、使い勝手の軽さから

ファイルサーバを併用されている企業様が多く、

　　・ファイルサーバ　　＝仕掛り
　　・文書管理システム＝完成文書

などのような使い分けをしているようです。

しかし、このファイルサーバの運用がなかなかの曲者で、自由度が高いため、

運用ルールがあいまいになり、気付くと各自が勝手にフォルダを作成していたり、

データ名を自由に付けたり（下記参照）してしまい、他人では中身が何かわからず、

情報が共有されずにゴミ溜りのようになってしまうことがよくあるそうです。

　～よくしてしまう名称の付け方～
　　　その１）なるべく上のほうに表示をさせようと、名称の頭に"★"や"＃"などの
　　　　　　　記号を付ける
　　　その２）めんどくさくて、Book1.xlsのまま。。もしくは、既にBook1.xlsがあるので、
　　　　　　　Book12.xlsなど。。
　　　その３）人によって和暦で書いたり、西暦で書いたり、月日のみで書いたり。。

改善するには、基本的なことですが「しっかりとしたルールを定め、管理者を置いて

適正に運用を行う。」ことにつきます。

・・・でもこれがなかなか大変なんですよね。。

私たちでは、ファイルサーバ整理に関するサービスもご提供しておりますので、

よろしかったらご相談ください。