卜部です。

 

いよいよ今年も残り3日となりました。

皆様、この一年はどのように過ごされたでしょうか？

 

今年の私は、日本全国を飛びまわっていた気がします。

 

南は九州から北は東北まで、飛行機や電車、時には船も乗り継いで

全国を巡っていました。

 弊社は今日（29日）が半日出勤で仕事納めなのですが、昨日もまだ

九州へ出張しておりました。

 

最近上司には、泳ぐのを止めると息ができないマグロのような奴やなと

言われております。

 

そんな慌しい１年でしたが、とても充実していたと思います。

まだまだ不況が続いており、来年も厳しい一年になりそうですが、

来年も明るく・元気をモットーに飛び回っていけたらと思います。

  

というわけで、皆様には本年も色々とお世話になりました。

また来年も宜しくお願いします。

こんにちは、立石です。

弊社からおもしろい商品が発売されたのでご紹介させていただきます。

その名も・・・

　　『針なしステープラー』

ジャジャ～～～～ン！！
画像は↓こちら。

・・意外と大きい、そしてかなり頑丈で重い・・・。

針なしでほんとに文書が綴じれるのかいな？？（←半信半疑）

実際にやってみました。

↓紙を挟んで、ガチャリ！

おおお～～～！見事に綴じられている！！（そりゃそうか）

↓思ったよりもしっかりとまっています。指で広げても大丈夫。。

でも一番いいのは、ファイルに綴じるための穴にもなっていること。
これはとっても便利！！

↑ここで使用しているファイルは、"オール紙製"パイプファイル。全て紙なので、このまま廃棄もできますよね。

ということで、このような商品いかがでしょうか？
詳しい情報がこちらにございますので、ぜひご覧ください。

こんにちは、薮です。

年末いかがお過ごしですか？

12月も半ばを過ぎ、弊社では来期に向けての事業計画発表会も行われ、

部署での忘年会も終わり、いよいよ年末モードに突入しつつあります。

あと残すイベントは年末の掃除（文書整理）くらいとなりました。

年内にきっちりと文書を整理し、すっきりとした新年を迎えたいものですよね。

ということで、今回は文書整理のコツについてお話します。

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文書整理で大切なのは、不要書類の廃棄です。

でも不要かどうかの判断には迷ってしまいますよね。

そこで、以下に具体的な廃棄例を示します。

　・メモや清書済みの原稿
　・結論が出ている途中過程の資料
　・参考程度の報告書・通知
　・参照価値の薄れた統計表・一覧表
　・一時限りの記録・回覧
　・2年を経過した軽易な往復書類
　・余分な印刷物
　・重複している書類
　・原本が別途保管されているコピー書類

このような文書は廃棄することができると思います。

捺印があるような原本でないかぎり、迷ったら思い切って廃棄する！

これがポイントです。

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こんにちは卜部です。

今日は文書管理に関するお問合せについてお話します。

実は、最近特に増えてきたご相談があります。

それは「ファイルサーバの整理」についてです。

データの共有やバックアップのため、ファイルサーバをご利用されている企業様は多い

と思います。

私が伺った先でも、文書管理システムを導入していながら、使い勝手の軽さから

ファイルサーバを併用されている企業様が多く、

　　・ファイルサーバ　　＝仕掛り
　　・文書管理システム＝完成文書

などのような使い分けをしているようです。

しかし、このファイルサーバの運用がなかなかの曲者で、自由度が高いため、

運用ルールがあいまいになり、気付くと各自が勝手にフォルダを作成していたり、

データ名を自由に付けたり（下記参照）してしまい、他人では中身が何かわからず、

情報が共有されずにゴミ溜りのようになってしまうことがよくあるそうです。

　～よくしてしまう名称の付け方～
　　　その１）なるべく上のほうに表示をさせようと、名称の頭に"★"や"＃"などの
　　　　　　　記号を付ける
　　　その２）めんどくさくて、Book1.xlsのまま。。もしくは、既にBook1.xlsがあるので、
　　　　　　　Book12.xlsなど。。
　　　その３）人によって和暦で書いたり、西暦で書いたり、月日のみで書いたり。。

改善するには、基本的なことですが「しっかりとしたルールを定め、管理者を置いて

適正に運用を行う。」ことにつきます。

・・・でもこれがなかなか大変なんですよね。。

私たちでは、ファイルサーバ整理に関するサービスもご提供しておりますので、

よろしかったらご相談ください。