立石です。

私からは、７月２４日に開催します
「倉庫・事務所をスッキリ　書庫整理セミナー」のお知らせをさせていただきます。

皆様、文書の保管書庫は、整理されていますか？

書庫には、意思決定の過程が記されている記録や、ノウハウが詰まっている重要な文書は、保存期間が特定されずに、とっておく場合が多いと思います。
また、このような文書は体系づけて保存していない場合も多く、いざ必要なときに探し出すのは一苦労です。

本セミナーでは、皆様方が捨てずにとってある重要な文書に記されているノウハウと記録を、必要なときにスムーズに取り出せるしくみを構築する事例をご紹介いたします。

ということで、今回のセミナーでは
第一部で、文書管理コンサルタントを招き、「（基調講演）：滞留文書整理のポイント＜ファイリングの基礎知識＞ 」のお話を。
第二・三部では、弊社営業から導入事例のご紹介をします。

詳細、及びお申込みにつきましては、こちらの「倉庫・事務所をスッキリ　書庫整理セミナー」をご覧ください。

こんにちは、ゲスト＠システム開発担当です。
飛び入りで参加させていただきます。

オフィスに急に異臭が漂ってきました。
焦げ臭いような、鉄が焼けたような、なんともいえない匂いにオフィス内は騒然！

原因は、、、私たちの部署の片隅に設置している文書管理システムのテスト用サーバの電源が壊れてしまったようで、そこから出ている様です。

システムの納品にむけ、なくてはならないテストサーバ！

急いで修理をしなくてはということで、喫緊に利用する予定のない別のサーバから部品を移し、起動させてみると動きだしたようで、なんとか直った様子。

とりあえずホッとしましたが、もしデータが壊れてたりしたらと考えるとぞっとしました。システムやハードは再構成できるけど、中のデータだけは戻ってこないですしね。

急に壊れるかもしれない電子データ。
バックアップの必然性っていうのを改めて実感。ほんと壊れなくて良かったです。

加えて。
不便な面はあるけども、紙の文書が減らないのって、こういう事がいろんなところであるからなのかなー　と感じました。紙って突然壊れたり使えなくなったりすることって無いですしね。使いやすくしてあげれば、紙もまだまだ現役でいけそうですね。

比護です。

これは先日、お客様との打合せであった笑い話(私としては笑えませんが・・・）です。

私の部下が、３年ほどお付き合いいただいているお客様に、打合せに先立ってメールしておりました。そのメールの文面に、「不明の場合は、"先日"送付頂きました資料をご確認ください。」と記載していたそうです。

打合せ当日、お客様から

　『メールにあった"先日"送付の資料をいくら探しても見つからないのです。周りの人間に聞いてもわからないというのですが、いつ頃のどんな資料でしたでしょうか？』

と聞かれたところ、私の部下は、

　『それは、２年前に送付頂いた資料です』

と答えました。（・・・隣で絶句）

寛容にも、お客様には部下のキャラクターを受け容れて頂いており、笑い話で済ませていただきましたが、私としては冷や汗ものでした。。。

皆さんは、"先日"といったらどれくらい前までを考えますでしょうか？さすがに2年はないですよね・・。

立石です。

豚インフルエンザの報道も一時期に比べ、収束ぎみですが、訪問先のお客様からこのようなお話を伺いました。

豚インフルエンザが関西で流行し始めたゴールデンウィーク明け、お客様の社内でも対応策が示されたそうです。
それは、海外渡航の延期・自粛や、マスクの着用、消毒薬の設置など、そして、発熱時は１週間の出勤停止、およびその近辺に座っていた人間も"濃厚接触者"ということで同様に出勤停止とするなどの内容だったそうです。

感染拡大の防止には、もっともな措置ですが、実際の現場では、ちょっとしたパニック状態に陥ってしまったそうです。

というのも、基本的に、各業務は個人に割り振られているそうなので、必要な資料は担当者のＰＣのみに保存されていることが多く、例えば翌日の役員会で説明する資料の最終版は、担当者のみが持っており、その方が出勤停止になってしまった場合、だれも説明できない状態だったそうです。

まあ、出勤停止が一人ほどであれば、ＰＣのパスワードをケータイで聞いたりと、何とか対応はできたでしょうが、近辺に座っていた人間もまとめて休みでは、どうしようもないと思ったそうです。

ということで、急遽「共有サーバ上に個人ＰＣのデータをバックアップするように！」と部内に伝えたそうですが、サーバの容量不足や、他人が名づけたデータ名が判らないなどで、ちょっとしたパニック状態になってしまったそうです。

いまのところ発熱された方もおらず、無事に業務をされているそうですが、今回の豚インフルエンザで、常日頃から電子文書の整理や管理、共有をしておくことがいかに大事であるかを考えるいい機会になったとおっしゃっておりました。

市村です。

お世話になります。今、弊社のホームページで"ちょこっとアンケート"というものを実施しています。アンケート内容は、

　『Q．同じ部署の他の人が管理している書類、探すのにどれくらいかかりますか？』

というもので、投票していただくとすぐに結果を見ることが出来ます。なかなか皆さん、ご苦労されているみたいです。

もし宜しかったら、ご覧になってください。

※リンク先を下部にスクロールし、中段あたりに『ちょっこっとアンケート』とあります。
リンク先⇒http://www.kokuyo-st.co.jp/solution/index.html