立石です。

・セキュリティ強化
・業務効率化
・文書の検索性向上
・保管文書量の削減　　などなど

お客様は様々な目的で文書管理に
取り組まれていますが、
どういう目的であれ
文書管理やファイリングを見直す際には
「台帳」が基本となります。

この「台帳」というもの。
文書管理台帳、ファイリング台帳、情報資産台帳、ファイル管理表など、
お客様によって呼び方は様々ですが、

要するに、
「文書やファイルを管理するための一覧表」のことです。

そこに記入される項目は、
例えば

・管理部門名
・ファイル名
・保管場所
・保管期限
・アクセス権限　　など

お客様の目的に応じて
必要な項目は異なります。

台帳と言うと
難しい、面倒なイメージがありますが、
仮にファイルラベルを出力したいだけなら
ファイル名と保管期限だけというシンプルな台帳で十分なのです。

台帳を作る、整備することが目的ではなく、
あくまで目的を達成するために
最低限必要な項目（属性）を整理していくものとして
「台帳」は必ず必要になります。

ちなみに、私たちの部内では各種契約書を
このような台帳（エクセルの一覧表です。。。）を使って、

 

 

 

 

 

そこからファイルラベルを出力し、このように管理しています。

 

 

 

 

契約書管理と言えば、
何か大きなシステムを入れて行うイメージを持たれますが、
必ずしもそうとは限りません。
そこまでしなくても、このようにエクセルで簡単な台帳を作り、そこからラベルを出力し、
セキュリティ収納庫などと組み合わせて簡単に管理する方法もあるのです。