西日本担当の卜部です。

ここ２ヶ月ほど忙しく、久しぶりに書きこみます。
(最近は飲み会で忙しいのですが)

先日、中国地方のある金融機関様とのお食事で
とんだ失敗をしてしまいました。

その金融機関様には債権文書管理システムを御成約いただいており、
運用準備として関東の事例行を見学後、弊社の東京オフィスで打合せ、
その後お食事に行きました。

大阪在住の私は、事前に東京のお店を友人にヒアリング。
万全でのぞんだはずが、やってしまいました。。。

このお店。
オフィスからも近く、魚を中心に料理もおいしいと聞いていました。
ビールだけでなく日本酒も豊富とのこと。

確かに料理はおいしかったです。
日本酒も吟醸酒だからでしょうか？クセもなくおいしかったです。

ただ。。。

「東京にもあるんですねえ、東京まできてここに来れるとは思いませんでした。」

とお客様。

「えっ？・・・」

一瞬のうちに固まってしまった私。。。

「あれ？ わざとでしょ？」

と強烈な一撃。。。

なんと。。。
そのお店は中国地方のしかもお客様のエリアのお店だったのです。

「・・・」

固まり続ける私。。。

○○銀行様、本当にすみませんでした。。。

野村です。

オフィスの移転、リニューアルの際
文書管理システム導入の際
社内の文書管理体制見直しの際
など

必ずやらなければならないのが
「ファイリング作業」

計画段階ではあまり意識していなくても、
いざ、作業が始まるとかなりの労力がかかります。

日々の更新作業はできたとしても、
最初の移行作業には膨大な手間がかかることが多く、
実際に、私たちのお客様でも
文書管理システムを導入したり、
コンサルティングとしてお手伝いをさせていただいた結果、
運用開始時のファイリングの整備、準備作業まで請け負うことがよくあります。

具体的に一番多いのは、
ファイルのタイトルラベルを作成し、ファイルに差し込む作業を請け負うケースです。
→　詳しくはこちら（ファイルラベル作成サービス）

この作業をお客様自身でやると、
部門単位で行うことになるため
担当者によって作業にバラつきがあったり、
業務に支障が出たりすることがあります。

むしろお客様には、ルール作りや体制構築、
台帳の整備などに力を注いでいただき、
その後に発生するファイルラベルの作成など
単純作業はアウトソースすることをおすすめしています。

立石です。

・セキュリティ強化
・業務効率化
・文書の検索性向上
・保管文書量の削減　　などなど

お客様は様々な目的で文書管理に
取り組まれていますが、
どういう目的であれ
文書管理やファイリングを見直す際には
「台帳」が基本となります。

この「台帳」というもの。
文書管理台帳、ファイリング台帳、情報資産台帳、ファイル管理表など、
お客様によって呼び方は様々ですが、

要するに、
「文書やファイルを管理するための一覧表」のことです。

そこに記入される項目は、
例えば

・管理部門名
・ファイル名
・保管場所
・保管期限
・アクセス権限　　など

お客様の目的に応じて
必要な項目は異なります。

台帳と言うと
難しい、面倒なイメージがありますが、
仮にファイルラベルを出力したいだけなら
ファイル名と保管期限だけというシンプルな台帳で十分なのです。

台帳を作る、整備することが目的ではなく、
あくまで目的を達成するために
最低限必要な項目（属性）を整理していくものとして
「台帳」は必ず必要になります。

ちなみに、私たちの部内では各種契約書を
このような台帳（エクセルの一覧表です。。。）を使って、

 

 

 

 

 

そこからファイルラベルを出力し、このように管理しています。

 

 

 

 

契約書管理と言えば、
何か大きなシステムを入れて行うイメージを持たれますが、
必ずしもそうとは限りません。
そこまでしなくても、このようにエクセルで簡単な台帳を作り、そこからラベルを出力し、
セキュリティ収納庫などと組み合わせて簡単に管理する方法もあるのです。