薮です。

今回は私が担当している教育機関のお客様の事例を
ご紹介したいと思います。

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■顧客：
学校法人（小中高大までの一環教育）

■取組み内容：
不要になった機密文書を定期的に回収し安全に抹消する体制構築

■以前の状況：
学内の個人情報を含む機密文書は、シュレッダーを設置し
各自の判断で処理されていた。
何が機密文書なのか？
という区分が明確にされておらず、あくまで各自の判断に委ねられていた。

■導入サービス：
「機密文書抹消サービス」
学内の不要になった機密文書を定期的に回収し、セキュリティを確保した状態で輸送、
破砕センターで破砕した後、抹消証明書を発行。

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学内にプロジェクトチームが発足したのが３年前。

どういう種類の文書が学内に存在するのかをすべて調査、棚卸しを行い台帳化。
調査をする拠点だけでも１００近くあり、膨大な作業量でした。
また、その調査を進める上で現場の協力を得るための啓蒙活動も大変苦労しました。

そして、機密文書の取扱いに関する体制、ルール作り、
文書の種類に応じた明確なセキュリティ区分わけ、
それを運用レベルに落としていくまで約３年をかけてじっくり取り組みました。

こうした取組みは準備段階を含めるとかなり長期に渡ります。
いかに早くから取組みをスタートできるかが鍵になります。

機密情報の漏えいがブランド価値の低下に直結する今日、
文書管理は守りの施策だと思われがちですが、
このお客様の場合は、ブランド価値を上げていく運動の一環として、
とても前向きに積極的に取り組まれています。

東京都教育委員会が個人情報の扱いを詳細に定めた
独自のガイドライン作りに乗り出す動きもある中で、
既に先駆けて取り組みを進められており、
教育機関の中でもかなり意識が高く先進的な事例と言えます。