市村です。

コクヨグループの「CSR報告書2008年度版」が
営業ツールとして大活躍しています。

コクヨグループCSR報告書2008

この中で、環境に対する取り組みとして
以前、3月3日の比護のブログでご紹介した
「業界初のオール紙製チューブファイル」が取り上げられています。

こんな風に。。。

お客様にも登場していただき、コメントまでいただいています。

商品の写真だけしか載っていないパンフレットより
コクヨ社員やお客様が登場するパンフレットの方が
断然、説得力がありますよね。

立石です。

前回、4月14日のブログで
2年ぶりにパンフレットを刷新したことを書きましたが、

それ以降、
このホームページの問合せ・資料請求で
「コクヨが考えるドキュメント管理」のパンフレットを送って欲しい。
という問合せが目立ちます。

このブログ。。。
そんなに影響力があったの？？？

ちょっと驚いています。

薮です。

今回は私が担当している教育機関のお客様の事例を
ご紹介したいと思います。

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■顧客：
学校法人（小中高大までの一環教育）

■取組み内容：
不要になった機密文書を定期的に回収し安全に抹消する体制構築

■以前の状況：
学内の個人情報を含む機密文書は、シュレッダーを設置し
各自の判断で処理されていた。
何が機密文書なのか？
という区分が明確にされておらず、あくまで各自の判断に委ねられていた。

■導入サービス：
「機密文書抹消サービス」
学内の不要になった機密文書を定期的に回収し、セキュリティを確保した状態で輸送、
破砕センターで破砕した後、抹消証明書を発行。

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学内にプロジェクトチームが発足したのが３年前。

どういう種類の文書が学内に存在するのかをすべて調査、棚卸しを行い台帳化。
調査をする拠点だけでも１００近くあり、膨大な作業量でした。
また、その調査を進める上で現場の協力を得るための啓蒙活動も大変苦労しました。

そして、機密文書の取扱いに関する体制、ルール作り、
文書の種類に応じた明確なセキュリティ区分わけ、
それを運用レベルに落としていくまで約３年をかけてじっくり取り組みました。

こうした取組みは準備段階を含めるとかなり長期に渡ります。
いかに早くから取組みをスタートできるかが鍵になります。

機密情報の漏えいがブランド価値の低下に直結する今日、
文書管理は守りの施策だと思われがちですが、
このお客様の場合は、ブランド価値を上げていく運動の一環として、
とても前向きに積極的に取り組まれています。

東京都教育委員会が個人情報の扱いを詳細に定めた
独自のガイドライン作りに乗り出す動きもある中で、
既に先駆けて取り組みを進められており、
教育機関の中でもかなり意識が高く先進的な事例と言えます。

立石です。

私たちの事業、サービスを語る上で「顔」となる
サービス紹介パンフレットを約２年ぶりに刷新しました。

タイトルは、
「コクヨが考えるドキュメント管理」

 ２年前と今とを比べると、
お客様の文書管理に対する取り組み度合いも
それに合わせて私たちに対する期待度合いも
変わってきていると強く感じています。

そして私たちコクヨだからできること。
これも日々進化しています。

今回、刷新したパンフレットは、
このあたりを意識して作りました。

ご興味のある方はこちらより資料請求してみて下さい。

資料請求はこちら

野村です。
大阪での１年強の単身赴任を終え、３月より東京に戻ってきました。
自分の家がやっぱり一番いいですね。落ち着きます。

さて、私からは
文書管理と社風について

文書管理と社風
一見、何の関係もなさそうですが、
実は深い関係があります。

・トップダウン型の企業
・現場の意見が強い企業
・管理部門（本部機能）の権限が強い企業　　などなど

顧客企業の社風は様々です。
業種によっても顕著に傾向が違います。

文書管理に関する課題解決は、
お客様が抱える課題（テーマ）によって
その手法は変わってきますが、
社風によっても、それぞれに違ったアプローチを
していく必要があると日々、実感しています。

私たち営業以上にコンサルタントのメンバーは
そう感じているはずです。

「文書管理」は、
管理部門は取り組みたい。
でも、現場はやりたくない。
こういうケースが多いです。

プロジェクトが最もスムーズに進むのは
トップダウン型の企業であったり、
あるいは、管理部門（本部）が決めたことを
現場が忠実に実行する文化が根付いた企業です。

逆に現場の力が強い企業の場合、
お客様が自社の課題をお話しされる時、
その中味は業務上のことにとどまらず、
社風にまで及ぶこともあります。

そういう場合、プロジェクトをうまくトップダウン型に持っていく準備、
根回しが大事になります。
例えば、プロジェクトチームを社長直轄にしてもらったり。。。

もちろん、トップダウン型で全てがうまくいくということではありません。
最終的に現場に浸透させるためには、それに加えて
「現場の納得感」も重要なポイントとなります。

社員のみなさんが文書管理に取り組む意味を
「理解」したが「納得」しないでやるのと、
「理解」した上で「納得」してやるのとでは、
浸透度合いと、その後維持していけるかどうかが
断然に違ってきます。