市村です。

文書管理には、
「個人の心がけ」　と　「組織のルール」
この２つがあります。

私たちは組織の文書管理についてお話しすることが多いですが、
お客様とお話ししていると、
「個人の書類整理」で困っているお客様が多いことを実感します。

典型的な要注意スタイルは、書類を

１．置く
２．積む
３．溜まる

「後で整理しよう」と仮置き
「後で詳しく見よう」と一旦プリントアウトして机の上に平積み
「いつか必要になるかも」とファイルに入れてワゴンにしまう

これでは書類が溜まる一方で、
必要なものもすぐに見つかりません。

そこで、「個人の心がけ」として書類整理の４原則をご紹介します。
それは、書類を

１．立てる　（書類を横積みしない）
２．見せる　（タイトルを必ず記入する）
３．戻す　（使用後は元の場所へ）
４．捨てる　（不要書類は随時廃棄する）

一番重要なのは、書類が発生するタイミング。
書類が発生したらまずフォルダーに入れます。
その時に色分けをして、視覚的にわかるようにします。
例えば今日中に処理しないといけない書類は赤色のフォルダーに入れるとか。

そして、そのフォルダーを机の上に立てて置きます。
平積みするのと違って、立てれば本当に見やすくなります。

使ったら元の場所へ戻し、廃棄はその都度行なう。
必要がなくなればその時にすぐ捨てるというのも、
重要なポイントです。

これがうまくできれば、必要な書類を探しやすく
取り出しやすくなります。
しかも保管スペースが不足するということもなくなります。

みなさんも是非、お試し下さい。