市村です。

文書管理には、
「個人の心がけ」　と　「組織のルール」
この２つがあります。

私たちは組織の文書管理についてお話しすることが多いですが、
お客様とお話ししていると、
「個人の書類整理」で困っているお客様が多いことを実感します。

典型的な要注意スタイルは、書類を

１．置く
２．積む
３．溜まる

「後で整理しよう」と仮置き
「後で詳しく見よう」と一旦プリントアウトして机の上に平積み
「いつか必要になるかも」とファイルに入れてワゴンにしまう

これでは書類が溜まる一方で、
必要なものもすぐに見つかりません。

そこで、「個人の心がけ」として書類整理の４原則をご紹介します。
それは、書類を

１．立てる　（書類を横積みしない）
２．見せる　（タイトルを必ず記入する）
３．戻す　（使用後は元の場所へ）
４．捨てる　（不要書類は随時廃棄する）

一番重要なのは、書類が発生するタイミング。
書類が発生したらまずフォルダーに入れます。
その時に色分けをして、視覚的にわかるようにします。
例えば今日中に処理しないといけない書類は赤色のフォルダーに入れるとか。

そして、そのフォルダーを机の上に立てて置きます。
平積みするのと違って、立てれば本当に見やすくなります。

使ったら元の場所へ戻し、廃棄はその都度行なう。
必要がなくなればその時にすぐ捨てるというのも、
重要なポイントです。

これがうまくできれば、必要な書類を探しやすく
取り出しやすくなります。
しかも保管スペースが不足するということもなくなります。

みなさんも是非、お試し下さい。

立石です。

昨日は、ノー残業デーということもあり、
社内でフットサル大会を開催しました。

普段、仕事では全く関わりのない人とも
フットサルを通して仲良くなれるのは
社内人脈が乏しい私のような若手にとっては
とってもありがたい。

それにしても、
みなさん、運動不足のわりにはよく走る。。。

 

 

 

 

 

 

われらドキュメントソリューション事業部チームだけは、
ユニホームまでそろえ

 

 

 

 

 

 

背番号、名前まで入れて

 

 

 

 

 

 

遊びも本気。

 

でも、このユニホーム。。。

人気投票で赤色にしたものの、

もし、コーポレートカラーの「オレンジ」にして、
胸にキャンパスノートの「Ｃａｍｐｕｓ」と入れていたら、

会社がユニホーム代を負担してくれたのかなあ？？

卜部です。

先日、あるお客様（Ａ社）と一緒に、別のお客様（Ｂ社）を訪問し
Ｂ社で実施している文書管理の運用をＡ社に見学していただきました。

こういう活動をしていて素直に思うこと。
それは私たち営業がお客様同士をつなぐいい橋渡し役になれないか。
ということです。

私たちは日々多くのお客様とお会いしており、
先駆的なお客様には教えていただくことのほうが多いです。
今回のＢ社様はある種類の文書について、紛失防止と棚卸時間削減のために、
ＩＣタグで棚卸するシステムを導入していらっしゃいました。
そして、私が担当している同業のＡ社様も、
該当文書を含めた文書管理効率化の検討をされているところでした。

私たちはお客様のご要望と現在の運用から新たな運用を提案していきますが、
お客様にしてみれば、既に運用を回している同業者様ほど
頼りになる存在はありません。
また、Ｂ社様もＡ社様の全体感を参考に
管理対象を横展開していけるチャンスでもあります。

同業種、同業務であれば、
お互いどのような取組みをしているのかは気になるところ。

ただ、文書管理、コンプライアンスという類のことは、
機密に関係していることもあり、
不特定多数に情報を公開するわけにはいきません。

それなら、限られた相手に、互いの同意の下に
公表できる範囲で情報交換できる環境をご提供し、
お客様同士がWinWinになれないか。

そんな小さなネットワークを自分を介して作れればいいなと思います。

比護です。

私は以前、大阪でファイル用品などの商品企画の仕事をしていました。
商品企画は、お客様のニーズを深く掘り下げて考えていくというプロセスに
時間を費やしますが、どうしても机の上での作業が多くなります。

今回はこのプロセスを実際の営業現場でリアルに経験し、
「お客様と共に商品を作り上げた」というお話をしたいと思います。

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昨年より、中京銀行様において文書管理体制再構築の
お手伝いをさせていただいています。

このプロジェクトは業務改善の一環として、
「プロジェクト・ゼロ」と名付けられ、
文書管理において従来のやり方を「ゼロ」ベースで見直すこと、
具体的には、文書の
－余分な在庫ゼロ
－捜索時間ゼロ
－紛失、誤廃棄ゼロ
を目指しています。
詳細は以下をご覧下さい。
→　「中京銀行様プレスリリース」
→　「金融専門誌ニッキン2月15日付け記事」

このプロジェクトでは、
必須となる「効率化」「セキュリティ向上」だけにとどまらず、
環境に配慮した管理を実現するために、
「全溶解型のファイル」を業界初で開発、導入させていただきました。

こちらがそのファイル

 

 

 

 

 

 

ひろげると、とじ具も紙製

 

 

 

 

 

このファイルは100％紙製で、分別する必要がなく
ファイルのまま廃棄、リサイクルができます。

つまり、保存義務はあっても頻繁には出し入れ（閲覧）しない書類は
このファイルを使えば、保存期限が過ぎればファイルごと廃棄処理できるので、
分別廃棄の手間がゼロになります。

中京銀行様の行内にある様々な種類の文書について、
最適な管理を突き詰めていった結果、
このような新しいファイルが生まれました。

「メーカー起点ではなく、お客様起点で生み出された商品」

商品を初めて手にした時は、
メーカーの人間としては最高にうれしい瞬間でした。