比護です。
先週末はこの冬はじめて風邪でダウン。
もともと予定していた北海道出張がキャンセルになったので良かった。。。
そのまま出張へ行っていたら大変でした。

さて、私たちがお客様の文書管理体制構築のお手伝いをさせていただくと
必ず出てくる課題。
それは、全社にどう浸透させるか？ということです。

文書管理の仕組み作りが終わったあと、
それを全社で実施していくために、社員に対してどうアプローチしていけばいいのか？
これは実は大変な作業になります。

全社の社員に対して説明会を開くといっても、
拠点が数多くあるお客様の場合、一ヶ所に集まるわけにもいかず、
全拠点をプロジェクトチームが訪問し説明会を開くケースがやはり多くなります。

そこでふたつほどお客様の工夫をご紹介したいと思います。

あるお客様の場合、
拠点が１００ヶ所ほどあるのですが、文書管理の作業マニュアルとは別に
実際の作業の流れをわかりやすく説明したDVDを作られました。

私たちのコンサルタントも出演させていただきましたが、
作業の流れがイメージできるという点で大変わかりやすいものでした。

マニュアルはどうしても文字が多くなりますので、
視覚的にイメージできるツールがあるだけで、
わかりやすさが断然違ってきます。

作業のイメージがわくかどうか？
かなり重要なポイントになります。

また、別のお客様の場合、
Ｅラーニングを作られ、社員の方がおもしろおかしく問題を解いていく中で、
やるべき作業を理解してもらうというアプローチをされていました。

このＥラーニングは社内だけで使うのがもったいないぐらいの
魅力的なものに仕上がっていました。

「文書管理」と言うと、わかりにくい、面倒なイメージがありますが、
わかりやすく、前向きなイメージに変えていくことが重要です。

そのためのお客様自身の工夫に
私も大変勉強になりました。