ブログに初めて登場します山口です。
現在は大阪を拠点とし、全国の自治体を中心に営業活動をしています。

以前に所属していた部署から主に自治体を担当していました。
最近は民間企業のお客様とお話しする機会も増え、
改めて自治体と民間との違いを実感しています。

私からは
「自治体における文書管理の課題」
について少し触れたいと思います。

自治体では 「電子自治体」 という言葉があるように、
住民サービスの向上と業務効率化のために
業務フローの電子化が進められています。

ただ、現実はそれほど簡単に進んではいません。
やはり紙文書で業務フローを回す文化が根強く残っているからです。

また、市町村合併の影響で業務がいまだに落ち着いておらず、
体系的な業務フローが確立されていないケースもあります。

業務フローのシステムを導入し、決裁等を電子で行うにしても、
その流れだけで全ての業務を回すのは無理があります。
参考資料や議事録など紙文書が必要な場面がどうしても出てきます。

ひとつ例を挙げると、
市長決裁が必要な重要事項の場合、電子の決裁フローだけでは済みません。
実際には膨大な紙の資料と共にプロセスを説明する必要があり、
その紙文書はしっかり保管し、
必要に応じてすぐ出せるようにしておかないといけません。
そういう紙文書が膨大な量、書庫に、無造作に眠っていることが多いのです。

そのため、紙文書の管理においては
「文書管理」というより
「文書整理」「文書のおかたづけ」というニーズが自治体では強いと感じています。

ただ、最近は少し状況が変わってきました。

昨今の重要文書のずさんな管理が問題になっている中、
文書管理を本格的に法制化する動きが出ています。

今までは決裁文書中心の管理であった状況が、
その過程の文書も管理しなければならない。
さらに管理の中身（方法）についても厳しく問われる。
そんな時代がいよいよやってきたと言えます。