野村です。
電車内でゴホゴホする人が増え、単身赴任者の私にとってマスクが欠かせないシーズンとなりました。また今年から１２月決算に変わったため、来週はかなりバタバタしそうな予感が。。。

ところで、みなさんは「文書管理」と聞いて何が思い浮かぶでしょうか？

私が一番感じているのは、お客様にとっては
「文書管理」＝「文書管理システム」だということです。
文書管理に取り組む、あるいは文書管理を見直すことは、文書管理システムを導入するということに直結しているお客様が大変多いと思います。
確かにこれは正しいですが、実はシステムはツールでありひとつの要素にしか過ぎません。

私たちが考えているのは、
・ルール
・ツール
・体制

この３つが揃ってこそ、理想的な文書管理が実現できると考えています。
システムを導入したがうまく運用できていないというのはよくある話で、
いかに運用するか？
本当に現場で運用できるのか？
維持、継続できる現実的な中身なのか？
PDCAを回せる体制、チェック機能はどうするのか？
実はこちらの方が重要になってくるのです。

システムを入れる前段階の文書管理規程（様々な文書の種類に応じて管理基準を決めること）、あるいはその運用ルール（現場でどのように作業を回していくのか）を整備しないと、せっかくシステムを入れたのに使われない、使えないとなってしまいます。

お客様がかなえたいことを突き詰めていくと、
システムではなく、他の手段で解決できることも意外に多かったりするのです。