今年最後の出勤日にブログ初登場の木村です。
現在は文書管理システムの開発を担当しています。

登場するつもりはなかったのですが、
「せっかくの機会なので出とけ、出とけ」と背中を押され・・・

というのも、
今回WEBサイト内の事例紹介コンテンツを新規アップしました。
私も恥ずかしながら登場しています。

このブログもそうですが、こちらのコンテンツも
私たちの日々の活動をより詳しくわかりやすくお伝えしたい！
という思いで作っています。

私自身は営業という立場ではありませんが、
プロジェクトのスタッフとして駆けずり回った案件でもあります。
是非、ご覧下さい。

■事例紹介コンテンツ
Mission Board～文書管理へのあくなく挑戦～

それではみなさん、2008年も良いお年をお迎え下さい。

野村です。
電車内でゴホゴホする人が増え、単身赴任者の私にとってマスクが欠かせないシーズンとなりました。また今年から１２月決算に変わったため、来週はかなりバタバタしそうな予感が。。。

ところで、みなさんは「文書管理」と聞いて何が思い浮かぶでしょうか？

私が一番感じているのは、お客様にとっては
「文書管理」＝「文書管理システム」だということです。
文書管理に取り組む、あるいは文書管理を見直すことは、文書管理システムを導入するということに直結しているお客様が大変多いと思います。
確かにこれは正しいですが、実はシステムはツールでありひとつの要素にしか過ぎません。

私たちが考えているのは、
・ルール
・ツール
・体制

この３つが揃ってこそ、理想的な文書管理が実現できると考えています。
システムを導入したがうまく運用できていないというのはよくある話で、
いかに運用するか？
本当に現場で運用できるのか？
維持、継続できる現実的な中身なのか？
PDCAを回せる体制、チェック機能はどうするのか？
実はこちらの方が重要になってくるのです。

システムを入れる前段階の文書管理規程（様々な文書の種類に応じて管理基準を決めること）、あるいはその運用ルール（現場でどのように作業を回していくのか）を整備しないと、せっかくシステムを入れたのに使われない、使えないとなってしまいます。

お客様がかなえたいことを突き詰めていくと、
システムではなく、他の手段で解決できることも意外に多かったりするのです。

週末は近くのスポーツクラブで久しぶりにさわやかな汗を流した比護です。
（ウソです。気持ちだけ。。。）

先月のことですが、文書管理体制構築のお手伝いをさせていただいているあるお客様の経営トップ（頭取）と弊社社長との会食の席に御一緒させていただきました。

入社以来、長い営業経験の中でもいまだ経験したことのないトップ同士の会食ということで、もう緊張の極限でした。この緊張感をうまく言葉で表現できないぐらいです。

実は会食の場所をお客様に準備していただいたという営業としては情けない大失態で、深く反省。。。
もうひとつ情けない話をすると、実は会食が決まってから当日までの約２週間は
大嫌いな茄子が出ないことをただひたすら祈る毎日でした。
（結局、茄子は出ませんでした。ついでに納豆も出ませんでした。神様、仏様に感謝！）　

この会食ではお二人の考え方が似ていることがとても印象的でした。
実際に経営者のお二人は意気投合。
特に次の２つのお話には私も大変感銘を受けました。

■言葉を大事にする

経営スローガンや行動規範・感情規範についての「言葉」を大事にするということです。
経営者は、本当は経営の意図や自分が考えていることを従業員一人一人と
熱く語りたい・語り合いたいと切実に考えているようです。
でも物理的に難しいので、自分の思いをシンプルに表現できる「言葉」は本当に大事だと。例えば私たちの場合で言えば「チャンス経営」というスローガンがそうです。

■「他責」をしない

誰もが一度は「・・・できないのは・・・のせいです」と
人や組織・環境のせいにしたことがあると思います。
他責をしない理由を尋ねるととてもシンプルな答えが返ってきました。

「だって経営者は誰のせいにもできないのだから！」

よくよく考えてみると当たり前のことですなのですが。
様々なステークホルダーに対して、たとえば経営不振を問われても
「景気が悪いから」
「流通構造が変わったから」
「社員がはたらかないから」
と言い訳するとステークホルダーはどう感じるでしょうか？
株主さんなら株を手放すし、取引先からは信用を失うし、従業員から愛想をつかされるでしょう。

時間にして２時間程度ではありましたが、この会食は私にとっては大変中味の濃い、
たくさんの気付きをいただいた２時間でした。
自分の言動を振り返り「暗い暗いと不平を言う前に、自ら明かりを灯す人物になるぞ！」
と心に決めた11月某日の出来事でした。

ここ数年、風邪とは全く縁のない薮です。
これも週末のテニスのおかげかなあと思っています。
知らず知らずのうちに体力がついているのかもしれません。

さて先日、あるお客様が弊社の品川ショールームへいらっしゃった時のこと。

初対面にも関わらずお客様の方から
「初めてお会いしたとは思えない。親近感が沸きますね。」
と突然言われ、ビックリしてしまいました。

よくお聞きしてみると、
既にこの営業日報ブログをご覧いただいていたようで、
顔写真ものっているので親近感が沸いたということでした。

このブログは私たちがお客様と日々接する中で感じたこと、考えたことを発信していこう！と気楽に始めたものの、本当にお客様に見ていただいてるのか？？
という半信半疑なところが正直ありました。
でも、こうしてお客様の方から言っていただくと、素直に嬉しいですし、
ブログを更新するモチベーションも上がります。

同席した若林も私と同様にビックリしていました。
ちなみに若林は事例紹介のコンテンツに登場しています。
こちらも是非ご覧下さい。

今月も出張が多い卜部です。
気がついたら１２月。今年も早かった。。。

今年一年もたくさんのお客様と出会いましたが、実感していることは、
「文書管理」に関するお客様のニーズはぼんやりしているということ。

お客様のところへお伺いしてお話を聞いてみると、
お客様のやりたいこと、かなえたいこと、ゴールのイメージが
ぼんやりしていることが多いです。

もちろんセキュリティ強化、業務効率向上など大まかな目的はあるものの、
具体的なゴールイメージだけでなく、そのやり方においても、

・何から
・どういう風に
・どの程度やればいいのか

がイメージしにくいのだと思います。

具体的なニーズを聞き出そうとしても、逆に
「コクヨならどんなことができるの？」と聞かれることが多いのもそのためです。

会社で文書管理を推進するきっかけはトップダウンのことが多く、
トップから「早急に文書管理を見直しなさい」と言われたものの、
担当者の大半は「一体どうしたらいいのか？」という状況です。

例えば「セキュリティ視点で営業店の文書管理を標準化したい」
というような具体的な課題を聞きだせることは少ないです。

そういう意味では「文書管理」は馴染みにくい、とっつきにくい、
わかりにくいというのが一般的なようです。

そういう場合、私はとにかく事例に基づいた様々なケースをお話することにしています。
そうすると「その部分はウチにも当てはまるなあ」
「なるほど、それはそこまでやる必要があるのか」
など、お客様としては自分達に置き換えた場合どうだろうか？と
具体的にイメージしやすいようで、実際には私達の提案をベースに
社内でのゴールイメージを作られる場合もかなり多いです。