津山です。
冬到来。コートが手放せない季節になってきましたね。
社内でも風邪が流行り始め、マスク率が高くなってきています。
気をつけねば。

さて、先週の２２日（木）金融機関の方を対象に東京銀行協会にて
「ＦＩＴ東京フォーラム」が開催されました。
１０時から１６時半までとかなり長時間にも関わらず５０～６０名ほどの
お客様にご来場いただきました。

私達からは約１時間で以下の３つについてご紹介をさせていただきました。

１．情報資産台帳管理システム
　－営業店文書管理の標準化
　　　数千種の帳票にID付与、店内保管から移管・廃棄を証跡管理
　－本部電子文書の作成管理
　　　帳票の電子化、ひな型運用、版管理、アクセス制限

２．電子書面ASPアウトソーシング
　－申込書・契約書などの現物保管と電子閲覧のしくみ
　　　原本保管/入出庫、データ閲覧のしくみをASPで提供

３．電子文書セキュア配信プラットフォーム
　－＠TOVAS（あっととばす）ご紹介
　　　ビジネス電子文書の流通交換＋情報トレーサビリティ

今回は会場が東京のみ、定員も７０名と限られており、
しかも終日参加でのお申込みでしたので、
遠方のため参加できなかった方、終日参加が無理だった方など
たくさんいらっしゃったと思います。

講演資料の請求、その他お問合せがありましたらこちらまで。

薮です。

最近、ニュースでよく取り上げられることに
「顧客情報や機密情報の紛失、誤廃棄」があります。

私達が営業現場でお客様のお話をお伺いしていると、
一番多いのは、「実は紛失したかどうかよくわからない」というものです。
誤廃棄をした事実が判明したのではなく、
セキュリティ体制から考えて社外に漏れることは考えにくい
↓
おそらく社内にあるはず。でも見つからない。
↓
誤って廃棄したとしか考えられない。
ということです。

お客様の中には、案件別・日付別などに分けてきれいに書類をファイリングされていても、その１冊のファイルの中に重要な書類とそうでない書類が混在しているために誤って廃棄してしまった。。。ということが起こります。

そこで、守るべき重要な書類を明確にし、セキュリティに配慮したファイル、収納庫で保管する。そうすることで一気に誤廃棄のリスクは少なくなります。

立石です。
いよいよ怖い怖いインフルエンザのシーズン到来ですね。
昨年は部内の同僚とまったく同じ時期に揃ってインフルエンザにかかってしまい、
良からぬ噂が流れてしまいました・・・
今年こそ要注意！！

さて、私からはセミナーのお知らせになります。

先月のＦＩＴ２００７金融国際情報技術展を受けてそのフォローアップとして、
１１月２２日、２３日に「ＦＩＴ東京フォーラム」が開催されます。
金融機関の方限定のセミナーとなりますが、
私達は２２日の「コンプライアンスセミナー」に参加します。

私達の講演のテーマは、、、
「金融機関向け情報資産台帳管理システムと電子書面ＡＳＰアウトソーシングサービス」です。
内容は以下の２つの仕組みのご紹介を予定しています。
・営業店現場での事務リスク低減と事務効率の向上に寄与する情報資産台帳管理システム
・契約書類などの管理を外部倉庫へ一括委託し、ＡＳＰによる電子書面閲覧のサービス

当日は講演だけでなく、簡単な展示（パソコンでのデモンストレーション）も
予定しています。

セミナーの詳細、お申込みはこちらまで。

いよいよダイエットを本格スタートします比護です。
自分自身にプレッシャーをかけるため、部内で公言してしまいました。（少し後悔・・・）
成功した暁にはこのブログのプロフィール写真も張り替えたいと思っています。

さて、みなさんは書類を綴じるファイルをどういう基準で選ばれていますか？
現状は購買担当者が一括購入したものを意識せずに使っているという方が
ほとんどだと思います。

先日、あるお客様と打ち合わせしていた時のことです。
文書管理における用品（ファイルなど）を選定の際、
パイプファイル（コクヨではチューブファイルと呼んでいます）について、

「これは書類を出したり入れたりするのに便利なファイルなんだよ。
閲覧する機会が多い書類はこれに限るね」とお話をされました。

このお客様の場合、今までずっとそういう使い方を続けてきた為
それが習慣になっており、全く違和感を感じないということだと思いますが、
実は、パイプファイルはその構造から、一旦書類を出して必要な書類を抜いたり
入れたりする必要があり、決して閲覧性がいいものではありません。

ただ、ファイルは「慣れ」が大事なので、使い慣れたもの＝いいファイル　
となりがちです。（もちろんこれはこれで正しいのですが）

参考までに、基本的なファイルの選び方についてご案内いたします。
「ファイルを選ぼう！」もご参照ください。

①穴をあける書類
　　書類量が少ない・閲覧頻度が高い　：　フラットファイル、レターファイル
　　書類量が少ない・閲覧頻度が低い　：　フラットファイル
　　書類量が多い・閲覧頻度が高い　：　リングファイル、レバッチファイル
　　書類量が多い・閲覧頻度が低い　：　ガバットファイル、パイプファイル

②穴をあけない書類（原本であることが重要な書類）
　　書類量が少ない・閲覧頻度が高い　：　クリヤーホルダー・フォルダー
　　書類量が少ない・閲覧頻度が低い　：　レバーファイル
　　書類量が多い・閲覧頻度が高い　：　クリヤーブック・ボックスファイル
　　書類量が多い・閲覧頻度が低い　：　パイプファイル＋ポケット

③用途別
　　お客様に渡したい　：　クリヤーホルダー、レールクリヤーホルダー、レポートメーカー（製本ファイル）
　　図面を綴じたい　：　図面ファイル
　　伝票を綴じたい　：　伝票ファイル
　　倉庫に置きたい　：　文書保存箱

これに書類量や分類の種類に応じて、ファイルの厚み、サイズ、色などの条件を
組合わせて選んでいくことになります。

みなさんが毎日無意識に使っているファイルも用途に合わせて選ぶと、
普段は気付かない使いづらさが知らず知らずのうちに解消されていきます。

大阪での単身赴任生活も２年目に入った野村です。
やっと暑く長い夏が終わりホッとしています。

さて以前、東京で営業をしていた時からお付き合いのあるお客様に
先日ばったりお会いし、近況報告していたところ突然こう言われました。

「シュレッドレスは一度始めるとやめられないなあ」と。

シュレッドレスとは、オフィス内に専用ボックスを設置し、
不要になった機密書類を定期的に回収し安全に抹消するサービスです。
対応地域は東京都２３区内のみですが、個人情報保護法施行以降、
シュレッダーと共にお客様のニーズが顕著に現れてきました。

通常はオフィスの各フロアに１～２台を設置していただいているケースが多く、
シュレッダーの代わり、あるいはシュレッダーと併用して使っていただいています。

シュレッドレスは書類をそのまま放り込めますので、
シュレッダーに比べて手間がかかりません。（ちょうど郵便ポストのイメージです）
シュレッダーの前で少しずつ投入していくという必要がなく、
バサッと一気に投入できますので、機密書類の廃棄がやりやすくなります。
皆様の中にもたまたまシュレッダーに入れたら詰まってしまい、
扉を開けたら屑が散乱...。なんで私の時に....。といった経験はございませんか？

導入していただいたお客様にとっては、シュレッダーより便利なので
一度楽な方法を始めるとやめられない。（元のシュレッダーには戻せない）
ということだと思います。

廃棄をしやすくすることは重要で、廃棄が面倒な環境では
不要になった機密書類がオフィス内に滞留するという
望ましくない状況が起こります。
そういう意味では、廃棄を促進することがリスク低減の第一歩だと
言えるかもしれません。

ちなみに私達のオフィスではこのようにシュレッダーと併用して使っています。